|
Gehen wir richtig in der Annahme, dass Daten auch im Ausland bearbeitet werden dürfen, sofern dort ein nach Art. 16 DSG angemessener Schutz gilt?
|
Gemäss Kriterium 2.7: Vertrauliche und interne Daten und Informationen müssen auf dem Gebiet der Schweiz oder auf dem Gebiet eines Staates, der einen gleichwertigen Datenschutz gewährleistet, bearbeitet werden.
| 15.08.2025 |
|
Gehen wir richtig in der Annahme, dass die Muttergesellschaft, Schwestergesellschaften und/oder Tochtergesellschaften nicht als Subunternehmer gelten?
|
Da die Tochtergesellschaft und die Schwestergesellschaft eigenständige juristische Personen sind, gelten sie als Subunternehmer, wenn die Muttergesellschaft oder die Hauptgesellschaft ihnen in ihrem Namen die Erbringung bestimmter Leistungen überträgt.
| 15.08.2025 |
|
Aufgrund Ihrer Ausschreibungsunterlagen interpretieren wir, dass primär eine Prozess-Dokumentationslösung gesucht wird. Soll die Lösung auch eine Prozess-Engine beinhalten, welche die Prozesse auch ausführt? Oder ist bereits eine Workflow-Engine bei der Stadt Biel im Einsatz?
|
Der aktuelle Fokus der Ausschreibung liegt auf der einheitlichen und standardisierten Prozessdokumentation. Eine integrierte Ausführung der Prozesse durch eine Workflow-Engine ist derzeit nicht zwingend erforderlich. Eine zentrale Workflow-Engine ist bei der Stadt Biel aktuell nicht im Einsatz.
| 15.08.2025 |
|
Die Anforderung, dass das Tool Flow-Charts vollständig unterstützen muss, ist die einzige Muss-Anforderung, die wir mit unserem Tool nicht erfüllen können. Insbesondere in Anbetracht, dass moderne BPMN-Modellierungstools in ihrer Bedienung sehr einfach sind und die Modellierungskonvention eCH-0158 keine Flow-Chart Modellierungen vorsieht? Wären Sie bereit, diese Anforderung in eine Soll-Anforderung umzuändern, sodass wir unser Angebot einreichen können?
|
Nein. Die Anforderung zur Unterstützung von Flowcharts zielt darauf ab, auch einfachere, weniger formal strukturierte Abläufe darstellen zu können – insbesondere für Nutzerinnen und Nutzer ohne vertiefte BPMN-Kenntnisse, welche bisher nur Flowcharts gezeichnet haben.
| 15.08.2025 |
|
Würden Sie bitte zur Projektumsetzung noch ein paar Details nennen. In welchem Zeitrahmen, Umfang sehen Sie eine Implementierung der Lösung vor? Existiert bereits ein Projektplan? Welche Ressourcen stehen von Kundenseite zur Verfügung? Stehen Rollenkonzepte, AD-Rollen usw. zur Verfügung?
|
Ein detaillierter Projektplan liegt zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht vor. Die Umsetzung der Lösung erfolgt schrittweise in enger Abstimmung mit den einzelnen Abteilungen. Der zeitliche Rahmen und die zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen variieren je nach Abteilung und müssen im Rahmen der Projektplanung individuell abgestimmt werden.
| 15.08.2025 |
|
Bitte konkretisieren Sie, welche Excel-Tabelle (z.B. Funktional Anforderungen, Kriterien, Preisblatt) bzw. welche Arbeitsblätter (z.B. „Kriterien Easy“, „Kriterien Full“, „Kriterien EK“) wie auszufüllen sind. Wo genau sollen unsere Antworten erfasst werden – in der Excel-Datei oder ausschliesslich im Suisseoffer-Tool? Ist das Ausfüllen der Excel-Dateien erforderlich oder dient diese nur zur Übersicht? Vielen Dank für Ihre Klärung.
|
Die Excel-Dateien dienen in erster Linie der Übersicht und Strukturierung der Anforderungen (ausser beim Preisblatt). Die verbindliche Beantwortung und Einreichung hat im SuisseOffer-Tool zu erfolgen:
| 15.08.2025 |
|
Gehen wir richtig in der Annahme, dass Referenzen von unserer Muttergesellschaft, Schwestergesellschaften und/oder Tochtergesellschaften anerkannt werden?
|
Da Tochtergesellschaften und Schwestergesellschaften (rechtlich unabhängige Einheiten) als Subunternehmer gelten, wenn sie Dienstleistungen für die Muttergesellschaft erbringen (siehe vorherige Frage), werden Referenzen von Tochtergesellschaften oder Schwestergesellschaften nicht als Nachweis für die Erfüllung des Eignungskriteriums 1.3 akzeptiert.
| 15.08.2025 |
|
Können Sie die Bedarfe bzgl. Punkt 2.2.3 "Technische Unterstützung" weiter konkretisieren? Wie viele Schnittstellen sollen konfiguriert werden? Wie viele Prozesse liegen derzeit vor, die migriert werden sollen?
|
Zum aktuellen Zeitpunkt können keine konkreten Angaben zur Anzahl Schnittstellen oder zu migrierenden Prozessen gemacht werden. Diese Punkte werden im weiteren Projektverlauf in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen definiert.
| 15.08.2025 |
|
Dokument: Kriterien.xlsx, Nummer 2.5) Interoperabilität:
|
Langfristig ist vorgesehen, ein zentrales Prozessmanagement-Tool einzuführen und die aktuell im Einsatz befindlichen Lösungen durch dieses zu ersetzen. Damit jedoch bestehende Systeme und bereits erfasste Daten weiterhin genutzt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass das neue Tool über eine geeignete API-Schnittstelle verfügt. So kann – wo sinnvoll – ein Datenaustausch mit anderen Systemen sichergestellt und die Aktualität der Informationen gewährleistet werden.
| 15.08.2025 |
|
Dokument: Kriterien.xlsx, Nummer 2.5) Interoperabilität:
|
Langfristig ist vorgesehen, ein zentrales Prozessmanagement-Tool einzuführen und die aktuell im Einsatz befindlichen Lösungen durch dieses zu ersetzen. Damit jedoch bestehende Systeme und bereits erfasste Daten weiterhin genutzt werden können, ist es zwingend erforderlich, dass das neue Tool über eine geeignete API-Schnittstelle verfügt. So kann – wo sinnvoll – ein Datenaustausch mit anderen Systemen sichergestellt und die Aktualität der Informationen gewährleistet werden.
| 15.08.2025 |
|
Dokument: Kriterien.xlsx, Nummer 2.5) Interoperabilität:
|
Langfristig ist die Ablösung der bestehenden Tools und nur der Einsatz eines Standardtools vorgesehen. Es ist möglich, dass dies im Rahmen des Projekts erfolgt, kann aber auch in einem späteren Schritt ausserhalb des Projekts erfolgen.
| 15.08.2025 |
|
Dokument: Funktionale Anforderungen, 1.) Grundlegende Anforderungen:
|
Im Kontext dieser Ausschreibung bezieht sich „Mandantenfähigkeit“ auf die fachliche Mandantentrennung. Das bedeutet, dass innerhalb einer gemeinsamen Systeminstanz unterschiedliche organisatorische Einheiten – beispielsweise Abteilungen – als eigenständige Mandanten verwaltet werden können. Diese Mandanten sollen getrennt administrierbar sein, eigene Prozesse pflegen können und dennoch über eine gemeinsame Plattform zugänglich sein. Die Anforderung zielt somit nicht primär auf technische Umgebungen wie Entwicklung, Test und Produktion ab.
| 15.08.2025 |
|
Ist eine Lösung akzeptiert, wenn der Modellierer aufgrund des hohen Funktionsumfanges die Modelle auch über eine PC-App (MS-Office App) erstellt und die Anwender für Reviews und Korrekturen über den Browser (aktuelle Version von Microsoft Edge) arbeiten?
|
Ja, eine solche Lösung ist akzeptiert, sofern sie den in der Ausschreibung definierten Anforderungen entspricht.
| 15.08.2025 |
|
Ist unsere Annahme korrekt, dass Lösungen basierend auf der Microsoft Platform (M365 online) akzeptiert sind?
|
Ja, eine solche Lösung ist akzeptiert, sofern sie den in der Ausschreibung definierten Anforderungen entspricht.
| 15.08.2025 |
|
Verfolgt die Stadt Biel-Bienne eine Microsoft Strategie?
|
Die Stadt Biel-Bienne hat eine Microsoft-Strategie für die Grundversorgung und M365 im Einsatz. Aber auch Lösungen anderer Anbieter sind ausdrücklich zugelassen – entscheidend ist, dass das angebotene Tool die definierten Anforderungen erfüllt.
| 15.08.2025 |
|
Zu 2.2.2.: Handelt es sich bei der Verfügbarkeit einer französischen Sprachspur um ein Ausschlusskriterium?
|
Ja, die Verfügbarkeit einer französischen Sprachspur ist ein Ausschlusskriterium. Die Stadt Biel-Bienne ist eine offiziell zweisprachige Stadt, ebenso wie die Stadtverwaltung. Daher müssen alle Schulungen entweder auf Deutsch und Französisch oder in bilingualer Form angeboten werden, um die gleichwertige Teilnahme aller Mitarbeitenden sicherzustellen.
| 15.08.2025 |
|
Hinsichtlich Punkt 2.2.2 "Schulung" ergibt sich folgende Frage: Wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen im Rahmen der Schreibuser-Schulungen initial geschult werden? Wir empfehlen grundsätzlich eine Begrenzung der Teilnehmerzahl pro Schulung vorzunehmen, um auf die Fragen aller Teilnehmenden ausreichend eingehen zu können. In welcher Form soll hier das Pricing angegeben werden?
|
Eine konkrete Anzahl an Teilnehmenden pro Schulungseinheit kann derzeit nicht definiert werden. Schätzungsweise werden pro Abteilung rund 2–3 Personen Schreibrechte erhalten, insgesamt maximal 80 Lizenzen mit Schreibzugriff (siehe Punkt 2.2.1). Da die Einführung gestaffelt nach Abteilungen erfolgt, werden auch die Schulungen entsprechend etappenweise durchgeführt. Für das Angebot ist ein Totalbetrag für die Schulung aller 80 Schreibuser einzureichen – unabhängig davon, wie viele einzelne Schulungseinheiten dafür notwendig sind.
| 15.08.2025 |
|
Zu Punkt 2.2.2 "Schulung": Sind Ihrerseits lediglich technische Schulungen gefordert, die sich auf den Umgang mit dem Tool beziehen, oder wünsche Sie ebenfalls fachliche Schulungen?
|
Primär sind technische Schulungen zum Umgang mit dem Tool gefordert. Ergänzend ist eine kurze, praxisnahe Einführung ins Prozessmanagement sinnvoll – insbesondere für Personen, die bisher wenig Berührungspunkte mit dem Thema hatten. Diese fachliche Einführung soll in die technischen Schulungen integriert werden und muss nicht umfassend oder theoretisch ausgeprägt sein. Ziel ist es, ein gemeinsames Grundverständnis für prozessorientiertes Arbeiten zu schaffen, das den praktischen Einsatz des Tools unterstützt.
| 15.08.2025 |
|
Zu 2.2.2 "Schulungen": Sind die Schulungen als Präsenzschulungen vor Ort geplant oder als Remote-Formate?
|
Wir sind hinsichtlich des Schulungsformats offen für sowohl Präsenz- als auch Remote-Schulungen. Entscheidend ist, dass das gewählte Format zielgruppengerecht, praxisnah und effizient umsetzbar ist. Anbieterinnen und Anbieter können gerne ein oder mehrere passende Formate vorschlagen,
| 15.08.2025 |
|
Moderne Umgebungen verfügen über mächtige Low Code-Fähigkeiten. Sind LCAP Features zur Definition/Anpassung vorhandener Prozesse (z.B. Freigabeworkflow) zugelassen?
|
Ja, Low-Code-/LCAP-Funktionalitäten sind grundsätzlich zugelassen und willkommen, sofern dabei mit einem tragfähigen Berechtigungskonzept sichergestellt wird, ungewollte Workflows zu verhindern,
| 15.08.2025 |
|
Zu Punkt 2.2.1 "Konfiguration und Parametrisierung": Ist in diesem Fall lediglich die technische Parametrisierung vorgesehen oder streben Sie ein strukturiertes Onboarding Projekt an?
|
Im Rahmen von Punkt 2.2.1 ist primär die technische Konfiguration und Parametrisierung des Tools vorgesehen.
| 15.08.2025 |
|
Können Sie uns mitteilen, welches Abrechnungsmodell für die Lizenzen vorgesehen ist (z. B. jährliche Verrechnung, Einmalzahlung im Voraus o. Ä.)?
|
Es ist kein spezifisches Abrechnungsmodell vorgegeben, ausser Einmalzahlung im Voraus ist nicht möglich. Da wir zum aktuellen Zeitpunkt nicht abschätzen können, wie viele Lizenzen monatlich oder jährlich benötigt werden, sind wir offen für unterschiedliche Lizenz- und Abrechnungsmodelle (z. B. nutzungsbasiert, monatlich/jährlich).
| 15.08.2025 |
|
Gibt es konzeptionelle Überlegungen zur Betriebsorganisation innerhalb der Stadtverwaltung?
|
Es ist keine zentrale Prozessmanagement-Stelle vorgesehen. Das Prozessmanagement wird dezentral von den einzelnen Abteilungen selbst verantwortet und betrieben.
| 15.08.2025 |
|
Gibt es konzeptionelle Überlegungen zur organisationalen Verankerung des Prozessmanagements (Prozess-Rollenstruktur und Rollenträger, Gremien, Governance)? Falls nein: wird dieser Aspekt parallel zur Einführung durch interne Ressourcen erarbeitet und finalisiert? Diese Frage ist relevant für das Schulungskonzepts, aber auch im Punkt Qualitätsmanagement (wenn die erwähnten Workflows zum Demming Cycle im Tool konfiguriert werden sollen). Weiter wären z.B. definierte Prozesseigner wünschenswert, bspw. wenn es bei der Migration Konflikte auf den Prozessmodellen zu bereinigen oder Entscheide zu fällen gibt.
|
Wie bereits erwähnt, wird das Prozessmanagement dezentral organisiert. Jede Abteilung ist eigenständig dafür verantwortlich, die Rollen und Zuständigkeiten in Zusammenarbeit mit dem Anbieter festzulegen.
| 15.08.2025 |
|
Zu Punkt 2.2.3 "Technische Unterstützung": Ist es zulässig, im Rahmen des Angebotes die Konditionen für verschiedene Berater-Stufen anzugeben? Beispielweise erfordert die Migration von Modellen andere fachliche Kompetenzen, als das Aufsetzen einer Schnittstelle.
|
Im Angebot ist ein durchschnittlicher Stundenansatz für die technische Unterstützung anzugeben. Dieser Durchschnittswert gilt verbindlich für den gesamten vorgesehenen Stundenpool, unabhängig von der eingesetzten Beraterstufe oder den konkreten Aufgaben.
| 15.08.2025 |
|
Aus den beigelegten Unterlagen geht nicht eindeutig hervor, ob die Atlassian-Produkte in der Cloud oder On-Premises betrieben werden sollen. Können Sie bitte präzisieren, welche Hosting-Variante vorgesehen ist?
|
In unserer Dokumentation haben wir keine Atlassian-Produkte erwähnt.
| 15.08.2025 |
|
Zum Thema Beratung/Consulting Kapitel 2.2.3. Technische Unterstützung:
|
Der genannte Stundenpool von 250 Stunden bezieht sich auf den gesamten Zeitraum von fünf Jahren.
| 15.08.2025 |
|
Wer ist der direkte Ansprechpartner bei technischen oder administrativen Fragen im Zusammenhang mit dem SuisseOffer-Tool?
|
Fragen technischer Natur, wenn nicht mittels Dokumentation beantwortet: Mounir Talibi (Strategischer Einkäufer): mounir.talibi@biel-bienne.ch
| 15.08.2025 |
|
Können die Lizenzen in USD verrechnet werden, oder ist eine Abrechnung in CHF zwingend erforderlich (z. B. zur Vermeidung grosser Wechselkursschwankungen)?
|
Nein, eine Abrechnung in CHF ist zwingend erforderlich.
| 15.08.2025 |
|
In Bezug auf das Excel-Sheet: Funktionelle Anforderungen
|
Mit dieser Anforderung ist gemeint, dass das Tool die Möglichkeit bieten muss, Kennzahlen (KPIs) direkt einem spezifischen Prozess zuzuordnen. Ein Beispiel dafür wäre ein Bürgerprozess, bei dem etwa definiert ist, dass die Bearbeitungsdauer im Durchschnitt 5 Arbeitstage beträgt. Solche Informationen sollen im Tool erfasst und dem entsprechenden Prozess hinterlegt werden können.
| 15.08.2025 |
