SuisseOffer Tool Suite Offenes Verfahren

Question relative à l'annexe R1 : sur une base annuelle, comment indiquer les coûts qui ne surviennent qu'en première année, par exemple relatifs à la reprise / transition (offre de base) et surtout au développement du nouveau concept (variante), les années 2-3 étant logiquement moins coûteuses, car sans le développement de base?

Non. Pour l'évaluation financière des offres, Romande Energie se basera uniquement sur l'annexe R1 complétée, selon la structure prévue dans le dossier d'appel d'offres.
Les coûts liés à la reprise, à la passation ou à la transition du programme entre l'agence sortante et l'agence adjudicataire ne sont pas inclus dans le périmètre du présent appel d'offres.
Les soumissionnaires sont donc invités à compléter l'annexe R1 telle quelle, sans prévoir de ligne ou de poste spécifique relatif à la passation du mandat.

Question relative à l'annexe Q8 (références) : les références semblent évaluées sous deux angles: « environnement / énergies renouvelables / écologie / performances énergétiques » (Q8) et « gestion événementielle complète + communication pédagogique » (K2 §1.3). Ces deux angles doivent-ils être couverts par chaque référence prise individuellement, ou est-il suffisant qu'ils soient démontrés à l'échelle de l'ensemble des références fournies, le cumul des références couvrant les deux angles, sans que chacune ne coche nécessairement toutes les cases ?

Sous-question: combien de références au total sont attendues ?

Les références présentées n'ont pas l'obligation de couvrir individuellement l'ensemble des compétences recherchées.
Il est admis que les différents domaines d'expertise attendus dans le cadre du mandat, notamment la communication pédagogique, la gestion événementielle ainsi que les thématiques liées à l'énergie, à l'environnement ou à la durabilité, soient démontrés à l'échelle de l'ensemble des références fournies.
Les soumissionnaires sont invités à sélectionner les références les plus pertinentes pour illustrer leur capacité à exécuter les différentes composantes du mandat.
Trois références au total sont attendues, conformément à l'annexe Q8. Il n'est pas nécessaire que chacune d'entre elles couvre l'ensemble des critères recherchés, pour autant que les compétences attendues soient démontrées à travers l'ensemble des références présentées.

Question relative à l'annexe R9 : est-il attendu que la « description de la prestation exécutée en responsabilité entière » soit résumée sur la ligne prévue, ou peut-elle être développée ? Le cas échéant, sous quelle forme et dans quelle limite (nombre de pages) ?

Les descriptions demandées dans l’annexe R9 sont attendues prioritairement dans les champs prévus à cet effet.
Les soumissionnaires sont invités à fournir des réponses succinctes et synthétiques, mettant en évidence les principaux éléments du mandat de référence et les responsabilités assumées.
Si l’espace disponible s’avère insuffisant, un complément peut être apporté sous la forme d’une annexe limitée à une page recto-verso au maximum, en veillant à identifier clairement le ou les projets concernés.
Aucun développement plus conséquent n’est attendu dans le cadre de cette annexe.

Question relative à l'annexe R6 : une bonne partie du matériel figure déjà dans différents documents fournis par l'adjudicateur (cahier des charges, liste du matériel du stand, etc.). Quel type de matériel attendez-vous dans la « liste du matériel et des machines de l'entreprise » : le matériel existant listé dans ces documents, le matériel prévu par le nouveau concept, ou le matériel propre du soumissionnaire ? Merci de préciser vos attentes quant au niveau de précision et au type de matériel à lister.

L'annexe R6 vise à présenter les moyens matériels propres dont dispose le soumissionnaire pour exécuter le mandat.
Il n'est pas nécessaire de reprendre dans ce document le matériel appartenant déjà à Romande Energie ou mis à disposition dans le cadre du mandat (par exemple le matériel du stand des Explorateurs de l'Énergie ou les modules du rallye décrits dans le cahier des charges). 
Les soumissionnaires sont invités à renseigner prioritairement :

les équipements et infrastructures leur appartenant ou dont ils disposent durablement ;
les moyens logistiques mobilisables pour l'exécution du mandat (véhicules, infrastructures de stockage, matériel événementiel, équipements techniques, etc.) ;
les outils ou équipements spécifiques qui constitueraient un élément différenciant de leur offre.

Dans le cas d'une variante ou d'un nouveau concept, les soumissionnaires peuvent également mentionner le matériel complémentaire qu'ils prévoient de mettre en œuvre, dans la mesure où celui-ci est déjà identifié au moment du dépôt de l'offre.
Une description synthétique des principaux équipements est suffisante. Il n'est pas attendu un inventaire exhaustif de faible détail ni une liste complète du matériel appartenant à Romande Energie déjà documenté dans les pièces de l'appel d'offres.
L'objectif de cette annexe est avant tout de permettre d'apprécier la capacité opérationnelle du soumissionnaire à exécuter le mandat.

Question relative au point 3.3.16 du K2 (sous-traitance) et à l'annexe R15 : la sous-traitance est admise jusqu'à 70 % du marché et doit être déclarée au R15. Le point 4.1 du cahier des charges liste plusieurs prestations et achats susceptibles d'être concernés, à titre d'exemple (non exhaustif) : maintenance du site via l'agence Hawaii (pt 7), impressions et envois postaux (pt 13), jeux « 9 familles » (pt 14), location de la salle de La Marive (pt 24), transport des classes (pt 27), catering (pt 42), etc. Pouvez-vous préciser quel type d'achat ou de prestation est considéré comme de la sous-traitance au sens de cette exigence ?

Dans le cadre du présent appel d’offres, est considérée comme de la sous-traitance toute prestation confiée à un tiers qui participe directement à l’exécution du mandat et réalise, au nom de l’adjudicataire, une partie des prestations attendues au cahier des charges.
À titre d’exemple, peuvent être considérés comme des sous-traitants :

une agence ou société chargée de la maintenance et des développements du site internet ;
un partenaire assurant une partie de la gestion opérationnelle du programme ;
un prestataire en charge de l’animation, du graphisme, de la production de contenus ou de la logistique événementielle lorsque ces activités constituent une composante du mandat.

En revanche, ne sont pas considérés comme de la sous-traitance au sens de l’annexe R15 les achats courants, locations ou prestations ponctuelles nécessaires à la réalisation du mandat, notamment :

les impressions ;
les frais postaux et d’expédition ;
la production de matériel promotionnel ou pédagogique ;
la location de salles ou d’espaces ;
les prestations de transport ;
les prestations de restauration (catering) ;
les achats de matériel ou de fournitures.

Ces dépenses doivent être intégrées dans les coûts du mandat lorsque cela est pertinent, mais ne nécessitent pas d’être déclarées comme sous-traitants dans l’annexe R15.
Les soumissionnaires sont invités à déclarer dans le R15 les partenaires dont l’intervention est identifiée au stade de la soumission et qui contribuent directement à l’exécution des prestations faisant l’objet du marché. Les achats courants auprès de fournisseurs ou prestataires spécialisés ne sont pas concernés par cette obligation.

Question relative au point 7 du cahier des charges (maintenance du site via l'agence Hawaii) et à l'annexe R15 : est-il attendu de poursuivre avec Hawaii uniquement pour garantir la continuité de l'édition 2026-2027, ou est-il prévu / attendu / possible que la collaboration se poursuive pour l'ensemble du mandat ? Par ailleurs, Hawaii doit-il être considéré comme un sous-traitant à déclarer dès le dépôt (auquel cas il faudrait le solliciter dès maintenant et il serait alors nécessaire de communiquer ses coordonnées afin de solliciter la bonne agence) ?

La poursuite de la collaboration avec l'agence Hawaii n'est pas une exigence du présent appel d'offres.
Pour garantir la continuité de l'édition 2026-2027, notamment en ce qui concerne la maintenance du site internet, des applications associées et du quiz en ligne, les soumissionnaires peuvent partir du principe qu'une collaboration avec Hawaii pourra être maintenue durant la phase de transition, selon les besoins identifiés. Le cahier des charges mentionne d'ailleurs des frais annuels de maintenance actuellement assurés par cette agence. 
En revanche, pour la suite du mandat, il appartiendra à l'agence adjudicataire de proposer l'organisation la plus pertinente. La collaboration avec Hawaii pourra être poursuivie, reprise par l'agence mandatée ou confiée à un autre prestataire, sous réserve de validation par Romande Energie. 
Dès lors, Hawaii ne doit pas être considérée comme un sous-traitant imposé dans le cadre du présent appel d'offres et il n'est pas nécessaire de la déclarer obligatoirement dans le dossier de soumission.
Les soumissionnaires sont libres d'intégrer ou non Hawaii à leur proposition. Les coordonnées de cette agence ne seront donc pas communiquées dans le cadre de la procédure.

Question relative au point 4.1 du cahier des charges (événements sponsorisés, pts 63-65) : pour un événement de type Foire du Valais (66e édition : 2-11 octobre 2026, soit 10 jours), la présence du stand Explos est-elle attendue sur toute la durée de la manifestation ou sur des journées ciblées ?

Pour les besoins du chiffrage, il convient de considérer que le stand des Explorateurs de l'Énergie est présent sur l'ensemble de la durée de l'événement, conformément au fonctionnement mis en place lors de la Foire du Valais 2026.

Question relative au point 4.1 du cahier des charges (événements sponsorisés) : le nombre et la nature des événements variant d'une année à l'autre et n'étant pas connus au dépôt, sur quelle base chiffrer ce volet pour 2027 et 2028 : une hypothèse fixe (par ex. 2 événements/an sur la base de ce qui a été fait en 2026) ou un prix unitaire par événement déclenché au cas par cas ?

Compte tenu du fait que le nombre et la nature des événements peuvent évoluer d’une année à l’autre, Romande Energie demande aux soumissionnaires de chiffrer ce volet sur la base de l’hypothèse connue à ce jour, soit deux événements annuels, correspondant à la configuration 2026 (Diabolo Festival et Foire du Valais).
Afin de permettre une comparaison équitable des offres, ce scénario de référence servira de base d’évaluation pour les années 2027 et 2028.
Les soumissionnaires sont toutefois invités à faire apparaître, de manière distincte, un prix unitaire journalier ou forfaitaire par événement supplémentaire, qui pourra être utilisé si Romande Energie décide de participer à d’autres manifestations durant la période du mandat.
Cette approche permet de disposer à la fois d’une base de comparaison homogène entre les offres et d’un mécanisme de chiffrage clair en cas d’évolution du programme événementiel.

1 - Pour compléter le point 1, nous vous demandons tout d’abord de résumer en une phrase le concept que vous proposez pour faire évoluer le programme.
 
Au point suivant, « Mesures et/ou méthodes de travail mises en place pour atteindre l'objectif », nous vous invitons à décrire brièvement les principaux impacts de ce concept sur le programme actuel.
 
Enfin, nous vous demandons de présenter sur une page A4 les grandes lignes de votre recommandation, les implications qu’elle entraîne et les raisons qui la rendent pertinente selon vous.
 
Si vous le souhaitez, vous pouvez également compléter cette présentation par un document libre, sans limitation de nombre de pages, afin de détailler davantage votre concept et les coûts associés. Dans ce cas, veillez à conserver la mention R7 sur ce document. A noter que les coûts associés peuvent également être précisés dans l’annexe R1, en créant un nouvel onglet détaillant le «Prix total du nouveau concept proposé par l'agence pour faire évoluer le programme ».

2 - Le montant indiqué pour la variante doit correspondre au coût total du programme dans sa version future, incluant à la fois l’ensemble des prestations actuellement réalisées et les évolutions proposées par l’agence.
 
En effet, Romande Energie souhaite connaître le budget qu’elle devrait prévoir si elle décidait de concrétiser la vision de l’agence pour faire évoluer le programme, tout en maintenant a minima un site internet, un challenge inter-cantonal et une animation événementielle.
 
Ainsi, dans l’annexe R1, le montant à renseigner à la ligne « Prix total du nouveau concept proposé par l’agence pour faire évoluer le programme » doit comprendre non seulement les coûts liés au nouveau concept, mais également ceux de toutes les prestations listées précédemment (gestion du mandat, site web, dossier de révision, challenge, finale, animation événementielle, etc.).
 
En d’autres termes, ce montant doit représenter le coût annuel global du programme tel qu’il serait déployé selon la vision proposée par l’agence.
Dans l’évaluation des offres, ce montant sera pris en compte à hauteur de 20 %, tandis que le montant de l’offre de base sera pondéré à 80 %. Romande Energie disposera ainsi d’un montant global lui permettant de comparer le coût du programme actuel à celui d’une version enrichie intégrant les évolutions proposées.