SuisseOffer Tool Suite Offenes Verfahren

In der Ausschreibung ist festgehalten, dass die Auftragnehmenden beide Sprachen (DE/FR) verstehen müssen. Die Moderation der Partizipationsveranstaltungen muss zweisprachig geführt werden können. Verstehen wir es richtig, dass grundsätzlich das Prinzip "chacun-e parle sa langue" gilt und zudem die moderierenden Personen die Partizipationsveranstaltungen zweisprachig durchführen können müssen?

Sprachkompetenzen
Das Verständnis ist korrekt: Grundsätzlich gilt das Prinzip «chacun-e parle sa langue».
Die Projektleitung verfügt über ein ausreichendes Verständnis der deutschen und französischen Sprache, um die Inhalte nachvollziehen zu können.
Die Moderation der Mitwirkungsanlässe hingegen ist zweisprachig (Deutsch/Französisch) sicherzustellen und muss fliessend erfolgen. Dies kann bei Bedarf auch durch den Einsatz einer entsprechend qualifizierten zusätzlichen Person gewährleistet werden.

Wie hoch ist der Detaillierungsgrad für die Schulraumplanung innerhalb des Mandats STEK Biel?

Grundlagen / Weitere Planungen
Für die Schulraumplanung wird ein separates externes Mandat vergeben.
Im Rahmen des STEK ist der Schulraum daher nicht vertieft planerisch auszuarbeiten, sondern insbesondere in seiner Funktion als Begegnungs- und Freiraumort in die Siedlungsanalyse einzubeziehen und in seiner räumlichen sowie gesellschaftlichen Rolle zu verorten.

Auf Seite 11 wird das Tool «E-Mitwirkung: Ist unter Annahme Verwendung dieses Tools zu offerieren oder ist das offen?

Kommunikation / Partizipation
Das E-Mitwirkungstool wird von der Auftraggeberschaft zur Verfügung gestellt und ist nicht Bestandteil der Offerte.
Die Anbieterinnen müssen daher kein entsprechendes Tool offerieren. Welche konkrete Plattform zum Einsatz kommt, ist zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht festgelegt.

Landschaft / Perimeter: Ist auch die Landschaft ausserhalb des Stadtkörpers zu behandeln? Wenn ja, was sind dort aus Sicht der Stadt die wichtigsten Herausforderungen?

Perimeter
In der übergeordneten Analyse sind die Landschaftstypologien zu berücksichtigen und deren prägende Wirkung auf den Stadtkörper aufzuzeigen. Konkrete Handlungsansätze ausserhalb der Siedlungsgebiete sind jedoch nicht Gegenstand der vorliegenden Betrachtung.

Dürfen die Referenzen der Schlüsselpersonen mit den Firmenreferenzen identisch sein oder nicht?

Referenzen
Ja.

Das Arbeitspaket 1b sieht eine punktuelle Aktualisierung der Mobilitätsstrategie vor. Da die Gesamtmobilitätsstrategie aus dem Jahr 2018 stammt, stellt sich für uns die Frage, mit welcher Bearbeitungstiefe die Aktualisierung für das STEK erfolgen soll (z. B. Anpassung der Verkehrsmodellierungen, Erhebung neuer Daten oder konzeptionelle Anpassungen im Zusammenhang mit dem STEK etc.)?

Mobilitätsanalyse
Die Analysen zum Thema Mobilität sind bereits nahezu vollständig – mit Ausnahme der genannten Themenfelder. Die Mobilitätsstrategie bedarf keiner neuen Modellierung oder neuer Daten. Die neuen Mobilitätskonzepte (Siehe Beilage 1) sollen mit der bestehenden Gesamtmobilitätsstrategie in enger Abstimmung mit den weiteren Strategien (Siedlungsstrategie etc.) zusammengeführt werden.

Kann die Präsentation des Angebots in die Woche vor dem 9. Juni vorverschoben werden?

Präsentation
Nein. Eine Vorverschiebung der Präsentation in die Woche vor dem 9. Juni ist nicht möglich.

Die Projektorganisation stellt die während der Phase 1 zu involvierenden Gremien dar. Der Rhythmus, die zu durchlaufenden Gremien und damit auch das Organigramm sind zu Beginn des Auftrags durch das Mandat STEK gemeinsam mit der Projektleitung zu präzisieren. Wie offen ist die Auftraggeberin gegenüber der Prüfung und Nutzung von Synergien mit den im Verfahren vorgesehenen Gremien (z. B. Konsultationsrunden, fachlicher Beirat, Echoraum)? Insbesondere interessiert, ob ein teilweiser Zusammenschluss oder eine gezielte Mehrfachnutzung einzelner Gefässe (z. B. kombinierte Formate oder erweiterte Zusammensetzungen) möglich bzw. erwünscht ist?

Sitzungsgefässe
Die Auftraggeberschaft ist offen für die Nutzung von Synergien zwischen den vorgesehenen Gremien, sofern diese zweckmässig und inhaltlich sinnvoll sind. Ein teilweiser Zusammenschluss oder eine Mehrfachnutzung einzelner Gefässe ist grundsätzlich möglich, insbesondere wenn dadurch Abläufe effizienter gestaltet, Doppelspurigkeiten vermieden und die Abstimmung zwischen den Akteuren verbessert werden kann. Die konkreten Vorschläge für Synergienutzungen sind entsprechenden im Vorgehensvorschlag aufzuzeigen.

Gemäss Ausschreibungsunterlagen sind Subunternehmen nicht zugelassen, während gleichzeitig Bietergemeinschaften mit federführendem Büro vorgesehen sind. Wir bitten um Erläuterung dieser Einschränkung, insbesondere vor dem Hintergrund, dass die Einbindung spezialisierter Fachkompetenzen bei Planungsmandaten üblicherweise auch über Subunternehmen erfolgt.
Zudem stellt sich für uns die Frage, inwiefern die Vorgabe von Bietergemeinschaften (ARGE), die primär aus dem Baukontext bekannt sind, für ein interdisziplinäres Planungsmandat optimal ist? Aus unserer Sicht kann dies im Vergleich zur Einbindung von Subunternehmen mit einem erhöhten organisatorischen Aufwand sowie einer weniger flexiblen Integration spezifischer Fachkompetenzen verbunden sein.

Teamzusammensetzung
Bietergemeinschaften und Subunternehmen unterscheiden sich hinsichtlich ihrer vertraglichen Stellung und Verantwortung gegenüber der Auftraggeberschaft:
Bei einer Bietergemeinschaft treten mehrere Partner gemeinsam als Anbieter auf. Sie sind gemeinsam Vertragspartner der Auftraggeberschaft und tragen die Verantwortung solidarisch. Die Leistungen werden innerhalb der Gemeinschaft organisiert, wobei in der Regel ein federführendes Büro bestimmt wird.
Subunternehmen hingegen stehen in keinem direkten Vertragsverhältnis zur Auftraggeberschaft. Sie werden durch die Auftragnehmerin beigezogen und erbringen ihre Leistungen in deren Auftrag und Verantwortung.
Im vorliegenden Verfahren sind Subunternehmen nicht zugelassen. Sämtliche beteiligten Fachdisziplinen sind daher im Rahmen einer Bietergemeinschaft abzubilden und treten gemeinsam als Vertragspartner auf.

Zusätzlich zum Mandat STEK werden drei separate externe Mandate im Einladungsverfahren vergeben: Für die Freiraumversorgungsanalyse (in Prozessdarstellung in grün), für die Wohnraumstrategie (in Prozessdarstellung in blau) und für die Kommunikation (Key Visual, Social Media mit bspw. Erklärvideos).
Sind die Büros für die separat vergebenen Mandate (Freiraumversorgungsanalyse, Wohnraumstrategie, Kommunikation sowie Revision Parkierungsverordnung) bereits bestimmt? Falls ja, bitten wir um Angabe der beauftragten Büros.
Wann ist der Start der jeweiligen Mandate vorgesehen und wann ist mit Ergebnissen zu rechnen?
Wie soll sichergestellt werden, dass die wesentlichen Analyseerkenntnisse der parallel mandatierten Projekte koordiniert ins STEK einfliessen? Wie wird mit Verzögerungen umgegangen?

Wohnraumstrategie / Freiraumversorgungsanalyse
Die Freiraumversorgungsanalyse hat unter Berücksichtigung der Wohnbevölkerung sowie der Beschäftigten den Handlungsbedarf in Bezug auf den Erhalt, die Aufwertung und die Neuschaffung von Freiräumen aufzuzeigen. Zuhanden des Stadtentwicklungskonzepts (STEK) wird eine IST-Analyse der Freiraumversorgung sowie eine Bewertung der Stärken und Schwächen des bestehenden Freiraumsystems erwartet. Gestützt darauf ist iterativ mit dem Erarbeitungsprozess des Stadtentwicklungskonzepts der Handlungsbedarf abzuleiten und festzuhalten (SOLL-Analyse).
Die Schlussprodukte der Freiraumversorgungsanalyse liegen bis März 2027 vor.
Die Planerarbeiten werden parallel zur Ausschreibung STEK vergeben. 

Im Rahmen der Wohnraumstrategie werden folgende Produkte erarbeitet:

• Analysebericht des Wohnungsmarktes u.A. mit Untersuchung von Mietpreissteigerungen, den Auswirkungen von Sanierungen auf das Mietzinsniveau, der Analyse von Neubaumieten sowie der Rolle institutioneller Investoren inkl. Prognosen zur Entwicklung und Risiken (inkl. Vorschlag für ein Konzept zur regelmässigen Aktualisierung der Daten durch die Auftraggeberin; Intervall ist nach Datensatz zu differenzieren)
• Strategiebericht (mit Leitsätzen, messbaren Zielen und Massnahmekatalog)
• Umsetzungsprogramm mit Zuständigkeiten, Ressourcen und Organisationsvorschlägen

Die Schlussprodukte der Wohnraumstrategie liegen bis Ende 2027 vor.
Die Planerarbeiten werden parallel zur Ausschreibung STEK vergeben. 

Für den inhaltlichen Abgleich ist eine punktuelle Teilnahme der Mandatnehmenden Freiraumversorgungsanalyse und Wohnraumstrategie an den Sitzungen mit der Projektleitung zum Stadtentwicklungskonzept vorgesehen, jedoch nicht umgekehrt. Die Mandat Kommunikation wurde noch nicht vergeben.

Wie werden die „Modellhaften Vorzeigeprojektideen“ verstanden? Handelt es sich dabei um mögliche quartierspezifische Beispiele oder um vergleichbare best practice Beispiele aus anderen Städten?

Umsetzungsagenda
Die modellhaften Vorzeigeprojektideen sind als konkrete, ortsbezogene Projektansätze innerhalb des Stadtgebiets zu verstehen.
Sie dienen dazu, die strategischen Inhalte des Stadtentwicklungskonzepts in eine Umsetzungsagenda zu überführen und in exemplarischen Projekten sichtbar zu machen (z. B. im Sinne von „Chantiers“).

Die zu erringenden Leistungen im Bereich Partizipation und Prozessbegleitung sind umfangreich und relativ offen formuliert. Wie wird der Aufwand der Partizipation realistisch abgegrenzt? Können Aussagen zum gewünschten Verhältnis von Inhalt und Prozess gemacht werden (z.B. 2/3 und 1/3)?

Aufwandschätzung
Eine feste Vorgabe zum Verhältnis von inhaltlicher Arbeit und Prozessleistungen besteht nicht. Es wird erwartet, dass die Auftragnehmerschaft eine schlüssige und verhältnismässige Aufteilung vorschlägt, die sowohl den Anforderungen an die inhaltliche Qualität als auch an eine wirksame und zielgerichtete Partizipation gerecht wird.

Ist in Szenarien der Bevölkerungsentwicklung zu arbeiten, oder wird ein Szenario vorgegeben? 

Bevölkerungsszenarien
Ausgehend von den städtischen Bevölkerungsszenarien soll eine Zielvorstellung des Wachstums mit strategischen Leitplanken für eine qualitativ hochwertige räumliche Entwicklung festgelegt werden. Die städtischen Bevölkerungsszenarien werden dahingehend plausibilisiert.

Gilt es im Falle einer Planergemeinschaft total drei Firmenreferenzen abzugeben oder soll jede Firma je drei Firmenreferenzen einreichen?

Referenzen
Es sind maximal drei Firmenreferenzen zugelassen. Dies gilt auch bei einer Planergemeinschaft.

Dok G: sind alle Sitzungen physisch in Biel vorgesehen? Sind online-Sitzungen (in geeigneten Gremien) denkbar?

Sitzungsgefässe
Die Sitzungen der Projektsteuerung sowie des erweiterten Projektteams sind grundsätzlich als physische Treffen vorgesehen.
Sitzungen mit der Projektleitung können, wenn es der Sitzungsgegenstand zulässt und die Zusammenarbeit etabliert ist, bei Bedarf auch digital durchgeführt werden.

Wohnraumstrategie: Liegen zu Beginn der Phase 1b bereits grundlegende Analysen zu Wohnraumbedarf und eine strategische Grundhaltung der Stadt (bspw. im Thema gemeinnütziges Wohnen) vor?

Wohnraumstrategie / Freiraumversorgungsanalyse
Bis Ende 2026 liegt eine Wohnraumanalyse vor.
Zum Zeitpunkt des Starts der Phase 1b (Sommer 2027) ist davon auszugehen, dass erste Stossrichtungen der Wohnraumstrategie bekannt sind.

Dok G: Ist es korrekt, dass die Nebenkosten bereits in die Stundensätze zu integrieren sind oder am Ende als separater prozentualer Anteil (gemäss 3.2) – dies wäre in der vorgegebenen Honorartabelle so nicht vorgesehen? Auch die MwSt. ist in der Tabelle nicht enthalten. In der Abgabe (3.12) ist keine separate Abgabe einer Tabelle inkl. NK und MwSt. vorgesehen.

Aufwandschätzung
Die Nebenkosten sind nicht in die Stundensätze zu integrieren.
Im Dokument G (Aufwandschätzung) steht hierfür das separate Tabellenblatt „Gesamtübersicht“ zur Verfügung. In diesem kann ein entsprechender Prozentsatz für die Nebenkosten definiert werden.
Die Mehrwertsteuer wird auf dieser Grundlage automatisch berechnet.

Wohnraumstrategie / Freiraumversorgungsanalyse
Für den inhaltlichen Abgleich ist eine punktuelle Teilnahme der Mandatnehmenden Freiraumversorgungsanalyse und Wohnraumstrategie an den Sitzungen mit der Projektleitung zum Stadtentwicklungskonzept vorgesehen, jedoch nicht umgekehrt.

Welche Schlüsse können aus den bisherigen Partizipations-Erfahrungen der Stadt Biel für das STEK mitgegeben werden? Gibt es bestehende Partizipationsgefässe oder -strukturen auf Quartierebene, die mobilisiert werden können? 

Kommunikation / Partizipation
Folgende Grundsätze können mitegegeben werden: 

• Das Vorgehen der Stadtplanung ist immer zielgruppen orientiert, wobei die Gefässe entsprechend angepasst werden. 
• Pro Gefäss gilt es den Handlungsspielraum zu definieren und wie die Ergebnisse in die Planung übernommen werden. 
• Die Menschen werden primär dort abgeholt, wo sie sind. 

Auf Quartierebene wird eng mit den städtischen Quartierinfos zusammen gearbeitet. Bestehende Gefässe von Ihnen (wie der Jugendreff) können genutzt werden oder Ihre Expertise im Quartier genutzt werden.

Teamzusammensetzung
Siehe dazu Hinweis auf der Titelseite des Formulars Dok I - Angaben Schlüsselpersonen: Eine Schlüsselperson kann mehrere Fachdisziplinen abdecken.

Die Leistungsbeschreibung differenziert zwischen dem "Mandat STEK" und dem "externen Mandat STEK". Was ist hier der Unterschied?

sprachliche Präzisierungen
Es besteht kein Unterschied zwischen dem "Mandat STEK" und dem "externen Mandat STEK". Es handelt sich dabei um das gleiche Mandat.

Kultur und Wirtschaftsraum
Unter Kapitel 1.1 wird sowohl auf die quartierspezifischen baukulturellen Ortsidentitäten als auch auf Standortfragen der Wirtschaft verwiesen. Zusätzlich sind Fragen der Kultur und Wirtschaft auch unter Kapitel 2.4 zu finden.Sollten darüber hinaus spezifische kulturelle oder wirtschaftsrelevante Fragestellungen aus Sicht der Mandatnehmerin im Rahmen des STEK von besonderer Bedeutung sein, können diese eigenständig eingebracht und mit einem konkreten Vorgehensvorschlag ergänzt werden.
Die Zuordnung der Leistungen im Zusammenhang mit der Identität ist bewusst offen gehalten. Es liegt in der Verantwortung der Anbieterin, diese Leistungen einer geeigneten Fachdisziplin zuzuordnen und entsprechend im Team zu verankern.

Kommunikation / Partizipation
Unter dem Begriff Kommunikation werden im vorliegenden Mandat insbesondere Leistungen zur plangrafischen und adressatengerechten Aufbereitung der Inhalte des STEK verstanden. Ziel ist es, die fachlichen Ergebnisse so aufzubereiten, dass sie für unterschiedliche Anspruchsgruppen verständlich und nachvollziehbar sind.
Nicht Bestandteil dieses Mandats sind die Entwicklung eines Corporate Design (CD/CI), die Erarbeitung von Key Visuals sowie die Konzeption und Umsetzung von Social-Media-Inhalten oder weitergehender Öffentlichkeitsarbeit. Diese Leistungen werden im Rahmen eines separaten Kommunikationsmandats vergeben.
Die inhaltliche und organisatorische Abstimmung zwischen dem STEK-Mandat und dem Kommunikationsmandat erfolgt über die Stadt als Auftraggeberin.

Grundlagen / Weitere Planungen
Die Zusammenarbeit in der Region ist etabliert und findet in unterschiedlichen Gefässen statt. Dies sowohl Richtung Seeland wie auch Jura. Für den Kantonswechsel von Moutier bestehen keine raumwirksamen Strategien oder ähnliches.

Bevölkerungsszenarien
Als zusätzliche Grundlage für das STEK werden aktuell städtische Bevölkerungsszenarien ausgearbeitet. Diese enthalten quantitative Prognosen zur demografischen Zusammensetzung der Stadtbevölkerung. Im Rahmen des STEKs sind die Zielvorstellungen und strategischen Leitplanken zur künftigen qualitativ hochwertigen räumlichen Entwicklung der Stadt Biel festzusetzen. Die Ausgangsszenarien werden in der STEK Erarbeitung überprüft und ggf. überarbeitet.

Was erwartet die Auftraggeberschaft in den Spalten F bis O in der Aufwandsschätzung?

Aufwandschätzung
In den Spalten F bis O wird eine transparente Darstellung der kalkulierten Aufwände erwartet. Konkret sind pro eingesetzter Funktion bzw. Person die jeweiligen Stundenansätze sowie die pro Arbeitspaket vorgesehenen Anzahl Stunden auszuweisen.

Einbezug 1 - aus den separaten Mandaten Freiraumversorgung und Wohnraumstrategie sollen Fragen abgeleitet werden die in den Veranstaltungen erhoben werden. Was ist hier die Leistung die über das Mandat STEK und über die anderen Mandate erbracht wird?

Wohnraumstrategie / Freiraumversorgungsanalyse
Die Erarbeitung der Fragestellungen aus dem separaten Mandaten der Wohnraumstrategie erfolgt durch die jeweiligen Mandate selbst. Im Rahmen des Mandats STEK entsteht diesbezüglich keine zusätzliche Leistung. Die im STEK vorgesehenen Partizipationsgefässe können jedoch genutzt werden, um entsprechende Fragestellungen aus der Wohnraumstrategie einzubringen und mitzuerheben.

Gibt es einen Stunden/Honorarrahmen welcher die Basis für die Submission bildet?

Aufwandschätzung
Es besteht kein Stunden bzw. Honorarrahmen als Basis für das Mandat STEK.

Welche Sprachkompetenzen werden für die Schlüsselpersonen in den jeweiligen Fachbereichen erwartet?

Sprachkompetenzen
Die Gesamtprojektleitung hat über ausreichende Deutsch- und Französischkenntnisse zu Verfügen. Bei den weiteren Schlüsselpersonen ist eine fehlende Sprachkenntiss kein Ausschlusskriterium. Die Moderation und Partizipation sind fliessend in Französisch und Schweizerdeutsch durchzuführen. Die Projektdokumente werden in einer Sprache verfasst, die Übersetzung übernimmt die Stadt Biel.