SuisseOffer Tool Suite
Offenes Verfahren

Werden 3 oder 4 Schlüsselpersonen verlangt und was genau sind deren Funktionen?

Die Anbieterin hat auszuweisen, welche Schlüsselpersonen sie benötigt. Die Personen sind den jeweiligen Rollen gemäss Pflichtenheft zuzuordnen.

Bieterfrage zu Ziff. 5.12 Pflichtenheft: Gehen wir – mit Blick auf Ziff. 5.12 des Pflichtenheftes – recht in der Annahme, dass verbundene Unternehmen nicht als Subunternehmungen in diesem Sinne gelten und insofern die 70%-Regelung keine Anwendung findet?

Ja, das ist korrekt.

Bieterfrage zu Ziff. 4.2 Dienstleistungsvertrag: In Ziff. 4.2 des Dienstleistungsvertrages ist Schwyz als Erfüllungsort angegeben. Mobiles Arbeiten stellt jedoch einen wesentlichen Bestandteil unserer Unternehmenskultur da. Sind Sie damit einverstanden unter Einhaltung angemessener Sicherheitsanforderungen Mobiles Arbeiten unserer Mitarbeiter zu gestatten?

Ja, siehe Pflichtenheft.

Werden die Referenzen von Sublieferaten bewertet? Wenn ja, nach welchen Kriterien?

Nein, diese werden nicht bewertet. Es sind Referenzen der Anbieterin, die bewertet werden.

Im Kriterium 3.2.8 Angebotene Personen Project Management Office wird spezifisch nach einer IT-Fachausbildung gefragt. Mit welchen IT-bezogenen Tätigkeiten wird das PMO konkret betraut? Dies hilft uns besser einzuschätzen, welche technischen Profile Sie für das PMO benötigen.

Die Person muss mindestens eine Grundlagenausbildung resp. Basiswissen in Wirtschaftsinformatik ausweisen, damit sie die Gesamtthematik erschliessen und effizient arbeiten kann.

In Punkt 2.4 Ansprechpartner wird eine Person verlangt, welche bei Eskalation von Problemen des Auftrages zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann. Darf diese Person Teil des Projektteams sein oder muss diese ausserhalb der Projektorganisation angesiedelt sein?

Die Person muss ausserhalb der Projektorganisation sein.

Im Vertragsentwurf, Punkt 6, Ziffer 39 steht folgendes geschrieben: "Zusätzlich zu den unter Ziffer 9 AGB SIK festgehaltenen Mitwirkungspflichten vereinbaren die Parteien im Einzelnen folgende Pflichten:" Die Folgeziffer 40 bleibt aber leer. Werden hier Vorschläge duch die Leistungserbringering erwartet? Wenn ja, wo sollen diese eingebracht werden?  

Nein. Es werden keine Vorschläge erwartet. Folgeziffer 40 wird bei der Vertragsvereinbarung ausformuliert und definiert.

Zum Anhang A Kap. 5.1.10: "[…] Zahlreiche betriebliche Prozesse mit hohem Arbeitsvolumen […]" sollen automatisiert werden. Ist die tatsächliche Automatisierung der Prozesse ebenfalls Bestandteil der Ausschreibung oder nur die Methodik zur Auswahl der Methodologie und Tools? In Tabelle 9 wird keine externe Unterstützung bei der Automatisierung beschrieben und der Hinweis zu Tabelle 9 beschreibt, dass der Fokus darauf liegt, mittels "[...] anderen Kompetenzen eine solide Grundlage zu schaffen, bevor die Prozessautomatisierung in Angriff genommen wird". Ist somit davon auszugehen, dass dies nicht im aktuellen Scope ist und allenfalls Teil einer allfälligen Verlängerung wird?

Die tatsächliche Automatisierung ist nicht Bestandteil der Ausschreibung.

Zum Anhang A Kap 5.1.10: IST-Stufe Prozessautomatisierung 1 ("…kaum oder gar keine Prozessautomatisierung…"): Sind dennoch bereits Automatisierungslösungen in (sehr) kleinem Umfang im Einsatz?

Einzelne Anwendungsfälle mit RPA wurden realisiert.

Ja, das ist korrekt.

Ja, das ist korrekt

Die Eignungskriterien verlangen, dass das Projekt gemäss der Projektmanagement-Methode HERMES 22 geplant und durchgeführt wird. Welche konkreten Nachweise sind hierfür im Rahmen der Offerte vorzulegen? Unsere Organisation lebt ein praxisorientiertes Wissensmanagement im Projektmanagement und fördert durch erfahrene Seniors eine Kultur des Coachings sowie der internen Schulungen. Ist diese Herangehensweise als Nachweis ausreichend oder wird ausdrücklich eine Zertifizierung der Schlüsselpersonen verlangt? Falls eine Zertifizierung erforderlich ist, betrifft dies lediglich eine Schlüsselperson des Projektteams oder jede im Angebot aufgeführte Person?

Es ist keine Zertifizierung gefordert. Jedoch wird erwartet, dass die Schlüsselpersonen die Projektmanagementmethode HERMES 22 kennen und für das vorliegende Projekt adaptieren können.

Im Anhang B wird eine Schätzung der zu erbringenden Stunden aufgeführt. Besteht ergänzend dazu eine detaillierte Aufstellung der vorgesehenen Leistungen, welche die einzelnen Arbeitspakete, Aufgabenbereiche und die dazugehörige Stundenschätzung klar definieren? 

Gemäss Pflichtenheft sind die ausgewiesenen Arbeiten innerhalb dieser Stunden zu erbringen.

Anhang B, Blatt 1, Übersicht Preis: Was ist mit "Sonstige Kosten" gemeint, können Sie hierzu ein Beispiel nennen?

"Sonstige Kosten" beinhalten Leistungen, die zusätzlich entstehen und nicht den anderen Positionen zugeordnet werden können, damit die Anbieterin die Anforderungen vollständig erbringen kann. Dazu gehören z.B. zusätzliche Rollen, Lizenzen für eingesetzte Methoden

3.2.11 - Referenzen - Wie ist die max. Punktzahl von "-1" zu verstehen?

Die "-1" ist eine Rundungsdifferenz. ZK mit 1 Punkt sind Muss-Kriterien.

Gibt es gewisse Zertifizierung, die zwingend eingereicht werden müssen?

Nein. Erwartet werden jedoch zur besseren Einschätzung der Kompetenzen höhere Fachausbildungen (DAS, CAS, MAS o.ä.) in Business Process Management oder vergleichbaren Weiterbildungen.

Wie werden die einzelnen Kriterien der ZKs gewichtet? Die Angabe der Punkte macht teilweise wenig / keinen Sinn. Zum Beispiel ist Kriterium 3.2.11 Referenzen mit -1 Punkte angegeben. Auch werden drei Kriterien mit maximal 1 Punkt bewertet. Sind diese Kriterien als EK zu werten?

Diese werden als Muss-Kriterien der ZK bewertet.

Für ein Angebot benötigen wir die Prozessmodelle. Wo können diese abgerufen werden?

Es bestehen derzeit keine Prozessmodelle. Einzelne Verwaltungseinheiten haben ihre Prozesse dokumentiert. Die Dokumentation ist jedoch heterogen und nicht flächendeckend.

In Kapitel 4.4 des Pflichtenheftes ist ein Projektplan aufgeführt. Wir gehen davon aus, dass dies die vorgesehene Planung für den Grundauftrag darstellt, korrekt? Da aber der Grundauftrag eine Evaluation mit einer öffentlichen Beschaffung (mit entsprechender Laufzeit) enthält, erachten wir diesen Plan als nicht realistisch. Können wir dazu einen alternativen Planungsvorschlag erstellen?

Gemäss ZK 3.2.4 sind mögliche Anbieter aufgefordert, einen Umsetzungsplan vorzuschlagen, wobei von der im Pflichtenheft vorgeschlagenen Planung abgewichen werden kann, wobei dies zu begründen ist.

EK2.3, ZK3.2.11: Dürfen für diese beiden Kriterien dieselben Referenzen angegeben werden? Dürfen diese Referenzen aus der Konzerngesellschaft stammen?

Ja

vgl. Pflichtenheft Ziffer 4.6.6

Im Vertragsentwurf, Punkt 4.3, Ziffer 19 steht folgendes geschrieben: "Weitere Leistungen, die best practice und gemäss den Vorgaben des Bestellers zu erbringen sind:" Die Folgeziffer 20 bleibt aber leer. Werden hier Vorschläge duch die Leistungserbringering erwartet? Wenn ja, wo sollen diese eingebracht werden?  

Es werden keine Vorschläge erwartet.

Zum Pflichtenheft Kap. 4.5: In sämtlichen Kompetenzbereichen werden Schulungen und Workshops angedacht. Gibt es hier bereits ein Konzept, um das Mengengerüst abschätzen zu können (bspw. Train-the-Trainer, alle Departemente dezentral, …)?

Nein.

Zum Pflichtenheft Kap.4.6: "[…] klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten und Ressourcen zwischen der Anbieterin und dem Projektteam des Kantons Schwyz aus." Gibt es hierzu bereits ein geplantes Projektteam? Welche Ressourcen stehen zu welchem Pensum seitens Kanton Schwyz für das Vorhaben zur Verfügung?

Nein, ein Konzept gibt es nicht. Allerdings sind die internen Ressourcen knapp bemessen, was ein pragmatisches und schlankes Vorgehen erfordert.

Sie sind im Projektvorschlag nicht zu berücksichtigen. Es kann das HERMES-Phasenmodell zur Anwendung kommen.

vgl. Ziffer 5.25 Pflichtenheft

Im Pflichtenheft unter 4.1.1. -Evaluation (öffentliche Beschaffung) und Implementierung eines zentralen Tools zur Dokumentation und Planung von Prozessmanagement (Kap. 5, Spalte Tool-Unterstützung): Inwiefern sind die folgenden Punkte Teil der erwarteten Leistung laut Anhang_A Spalte Tool-Unterstützung:

• Einführung von Workflow-Management-Systemen zur Automatisierung zentraler Verwaltungsprozesse.
• Implementierung von Low-Code/No-Code Plattformen
• Einführung von Robotic Process Automation (RPA) und Künstlicher Intelligenz (KI) zur Automatisierung komplexer und wiederkehrender Aufgaben.

Die aufgeführten Elemente sind nicht Teil des Leistungsumfangs.

Der Kanton stellt die interne Projektleitung. Die Hauptlast soll beim von der Anbieterin angebotenen Projektleiter liegen. Die Steuerung des Projekts erfolgt durch den Steuerungsausschuss unter der Leitung des Auftraggebers.

Basierend auf dem Dokument Anhang A Kapitel 3.2. ist der Bezug zur Strategie "Digitale Verwaltung Schwyz" grundlegend für die Durchführung des Projekts. Im Kapitel 4.1.2. werden lediglich die Handlungsfelder aufgezeigt. Für die Erarbeitung eines konkreten Lösungsvorschlags wäre ein detaillierterer Einblick in die Strategie sowie die strategischen Zielsetzungen sehr hilfreich. Könnte darin dem Auftragnehmer Einsicht gewährt werden?

Im Pflichtenheft Kapitel 5.2 ist ein Fehler der Verweisquelle. Könnten hinsichtlich SOLL-Prozessmodellierung noch weitere Informationen bereitgestellt werden, insbesondere der angedachte Projektplan?

Den Entwurf des Projektplans ist im Pflichtenheft unter Ziffer 4.4 Projektplan zu finden.

Gemäss den Eignungskriterien sollen zwei Projektreferenzen eingereicht werden. Zudem sollen mindestens drei Schlüsselpersonen inkl. CV eingereicht werden, welche durch diverse Referenzprojekte die Eignung der Personen darlegt. Ist es zulässig, dass die personenbezogenen Referenzprojekte teilweise überschneidend zu den zwei Referenzprojekten sind oder sollen hier explizit andere ausgewählt werden?

Überschneidungen sind zulässig.

Gemäss den Eignungskriterien sollen zwei Projektreferenzen eingereicht werden. Zudem sollen mindestens drei Schlüsselpersonen inkl. CV eingereicht werden, welche durch diverse Referenzprojekte die Eignung der Personen darlegt. Ist es zulässig, dass die personenbezogenen Referenzprojekte teilweise überschneidend zu den zwei Referenzprojekten sind oder sollen hier explizit andere ausgewählt werden? Und wieviele Refernzprojekte sind pro Schlüsselperson anzugeben?

Ja, Überschneidungen sind zulässig.

Im Anhang A Kapitel 3.2 ist die Klassifizierung (Kann oder Muss) der Kategorie "Kulturwandel" nicht angegeben. Könnte diese Information noch nachgereicht werden?

Kulturwandel ist ein Muss-Kriterium.

Betreffend rechtsgültigen Unterschriften: Gehen wir richtig der Annahme, dass es erlaubt ist, die Unterlagen mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift QES unterzeichnen zu lassen?

Ja

Basierend auf dem Dokument Anhang A Kapitel 5.1.9 sind wir in der Annahme, dass nachgelagert an die IST-Prozessmodellierung ein standardisiertes Vorgehen definiert werden soll, wie Prozesse kontinuierlich verbessert werden (KVP). Es ist jedoch nicht Teil des Mandats diese Verbesserungsmethodik in Form der optimierten SOLL-Prozessmodellierung zu begleiten. Ist diese Annahme korrekt?

Nein, diese Annahme ist nicht korrekt. Nach dem Aufbau des Projektmanagements sollen die Verwaltungseinheiten auch in der Prozessmodellierung unterstützt werden.

Kriterium TS 3.1.4 Bausteine des Prozessmanagements: Um die nötigen Bausteine (Governance, Prozesse, Organisation, Notationen, Rollen etc.) optimal für die Organisation aufzuzeigen können, wären wir Informationen über den Ist-Zustandes sowie Anforderungen an den Soll-Zustand froh. Z.B. wie ist die bestehende Prozessmanagementorganisation, -governance, auf welche bestehenden PM-Rollen kann zurückgegriffen werden?

Aktuell verfügt der Kanton Schwyz über keine Prozessmanagementorganisation und auch nicht über eine entsprechende Governance. Die Rollen sind somit ebenfalls nicht definiert.

Kriterium TS 3.2.3 Projektvorgehen und TS 3.2.4 Umsetzungsplan: Zur Erstellung eines Vorgehensvorschlags und Umsetzungsplans (TS 3.2.4) sind wir auf zusätzliche Informationen angewiesen. Gibt es eine Digitalstrategie und eine (IT-) Strategie des Kanton Schwyz mit der wir ein Alignment herstellen müssen? Können sie diese bitte zur Verfügung stellen.

Informationen zu den Digitalisierungsbesprebungen können auf der Webseite Digitale Verwaltung – Kanton Schwyz abgerufen werden.

Reicht bei reiner elektronischen Abgabe (auf SuisseOffer) die Unterlagen als PDF einzureichen oder sollen auch die originalen Formate eingereicht werden?

Die elektronische Einreichung genügt, wenn Anhang F mit digital signiert ist. Sollte Anhang F von Hand unterschrieben werden, muss lediglich Anhang F physisch eingereicht werden. Die übrigen Unterlagen können im Tool hochgeladen werden.

In Kapitel 4.1 des Pflichtenhefts wird angegeben, dass die Anbieterin für die toolgestützte Prozessdokumentation verantwortlich ist. Ist darunter die Modellierung aller relevanter Prozessabläufe unter Berücksichtigung bereits existierender Dokumentationen zu verstehen?

Nein, im Rahmen des erfragten Volumens wird es nicht möglich sein, alle Prozesse zu dokumentieren, zumal aktuell keine flächendeckende Prozessdokumentation vorhanden ist.

Wie stellt sich der Auftraggeber die organisatorische, personelle und strategische Weiterführung des geplanten Kompetenzzentrums für Prozessmanagement nach Projektabschluss vor?

Schlank, pragmatisch, mit externer Unterstützung über das Projekt hinaus.

Soll die Struktur der Kompetenzen und Anforderungen im Vorgehensplan beibehalten werden oder dürfen wir die Themen gemäss unserem Ermessen selbst strukturieren?

Im Pflichtenheft ist eine Idee abgebildet, welche die Stossrichtung vorgibt. Mit der Ausschreibung soll Expertise zur Erreichung des grundsätzlichen Ziels eingekauft werden. Der Vorgehensplan, die Kompetenzen und Anforderungen dürfen durch die Anbieterin angepasst und optimiert werden.

Zu Pflichtenheft, Kapitel 4.6.1 Produktneutralität: Sind Partnerschaften generell erlaubt, wenn dabei die Produktneutralität gewahrt werden kann? Wenn eine Anbieterin eine lose Partnerschaft mit der Anbieterin eines Prozessmanagementtools haben, jedoch daran keinerlei Bedingungen geknüpft sindund im Falle, dass während dieses Tool beschafft werden sollte haben wir keine Vorteile oder finanzielle Folgen.

Gemäss Kapitel 4.6.1 des Pflichtenhefts wird ausdrücklich verlangt, dass „die Anbieterin und ihr Kernteam nachweislich produktneutral bezüglich Prozessmanagement-Tools“ sind. Insbesondere dürfen „keine exklusiven, partnerschaftlichen Verpflichtungen diesbezüglich mit nur einer einzigen Toolanbieterin“ bestehen. Vor diesem Hintergrund ist eine lose Partnerschaft, bei der keinerlei vertragliche Verpflichtungen, exklusive Bindungen oder finanzielle Anreize bestehen, grundsätzlich zulässig – sofern sichergestellt ist, dass daraus weder ein direkter noch indirekter Einfluss auf die Toolwahl resultiert.

SuisseOffer, Kriterium 3.2.5-3.2.8: Dürfen hier die gleichen Referenzen verwendet werden wie unter 2.3 und 3.2.11? Darf die gleiche Referenz für mehr als 1 Rolle verwendet werden?

Ja, dies ist zulässig.

SuisseOffer Kriterien 3.2.5-3.2.8: Es heisst "…Person(en)": Können je Rolle 1 oder mehrere Personen angeboten werden? Wenn für eine Rolle mehr als 1 CV angeboten wird, wie erfolgt dann die Bewertung?

Ja, es können für 1 Rolle mehrere Personen angeboten werden. Die Bewertung erfolgt jeweils anhand der jeweiligen CV bezüglich der entsprechenden Rolle.

Pflichtenheft Kapitel 4.1.1 Grundauftrag: Hier wird bei den einzelenen Aufgaben auf Kapitel 4.2.1, 4.2.3, etc. verweisen: Im Pflichtenheft existieren diese Kapitel nicht. Auf welches konkrete Dokument und Kapitel wird hier verwiesen?

Danke für den Hinweis. Hier wird auf den Anhang A - Auszug Studie Prozessmanagement verwiesen. Wir laden am 2.4.2025 eine korrigierte Fassung des Pflichtenhefts auf SuisseOffer. Darin sind die korrekten Kapitelverweise dargestellt.

Sowohl in Anhang A als auch im Pflichtenheft finden sich diverse Fehler bei Dokument- und Kapitelverweisen. Ist es möglich, eine aktualisierte Version hochzuladen, damit die notwendigen Verweise eingesehen werden können?

Danke für den Hinweis. Wir laden am 2.4.2025 eine korrigierte Fassung des Pflichtenhefts auf SuisseOffer.

Bitte den ausgefüllten Anhang als PDF einreichen.

Zertifizierte digitale Unterschriften (ZertES) werden bevorzugt. Wenn ein Dokument handschriftlich unterzeichnet wird, dann muss dieses Dokument eingescannt und auf SuisseOffer geladen werden. Das Original ist per Post fristgerecht bei der Beschaffungsstelle eingehen.