SuisseOffer Tool Suite Offenes Verfahren

Wie ist der Zielprozess für Dokumente vorgesehen, die automatisiert nicht eindeutig einem Klienten, Geschäftsfall oder Sachbearbeitenden zugeordnet werden können? Erfolgt die manuelle Nachbearbeitung zentral oder dezentral in den Fachbereichen?

Kann je nach Projekt und Abteilung unterschiedlich ausfallen. Im aktuellen Projekt EIF-MIG gibt es eine zentrale Triagestelle, welche eine grobe Zuteilung zu den Bereichen vornimmt. Die Feinzuteilung geschieht in den Fachbereichen.
Diese zweistufige Zuteilung soll durch eine zentrale Triage abgelöst werden.

Bestehen für die Ablage in Innosolv (Talus) und NFAM (BEDAG) bereits definierte und dokumentierte Schnittstellen oder wird erwartet, dass diese im Rahmen des Projekts durch den Anbieter konzipiert und umgesetzt werden? Wie ist die Aufgabenteilung zwischen Anbieter, Auftraggeberin und Drittherstellern vorgesehen? 

Es bestehen für beide Produkte Schnittstellen für den Dokumentenimport. Die genaue Ausgestaltung wird im Projekt definiert.

Bezieht sich die geforderte maximale Fehlerrate von 2 % auf

a) die Gesamtheit aller verarbeiteten Dokumente oder
b) separat auf einzelne Kriterien wie Zuweisung, Verschlagwortung und Klassifikation?

Wie erfolgt die Messung und Validierung dieser Fehlerrate (Zeitraum, Stichprobe, Methode)?

Das Controlling und die Qualitätssicherung ist noch nicht abschliessend definiert und ist Bestandteil des Projekts.

Wie sieht die vorgesehene Verarbeitungszeit (SLA) aus? Würden diese für alle Sendungen gelten?

Ist noch nicht abschliessend definiert. Für den Posteingang inklusive physischem Handling gehen wir von einem Tag aus.

Werden sporadisch Originale von bereits digitalisierten Dokumenten angefordert? Wenn ja, gibt es ein ungefähres Volumen dazu?

Behördlich ausgestellte Originale müssen den Klienten zurückgegeben werden.
Alle anderen Papieroriginale können 3 Monate nach dem Scannen nachvollziehbar vernichtet werden.
Im aktuellen Projekt sind uns keine weiteren entsprechende Retouren bekannt.

Erfolgt die Bündelung digitaler Eingänge (z. B. E-Mails, Portaleingänge) vor der Übergabe an die Lösung zentral durch die Auftraggeberin oder wird erwartet, dass der Anbieter bestehende dezentrale Eingangskanäle technisch anbindet?

Es ist eine zentrale Triage vorgesehen, ausser für die persönlich adressierten elektronischen Eingänge. Diese werden weiterhin von den Sachbearbeitenden klassifiziert und abgelegt.
Gerne lesen wir von Ihren Erfahrungen und Lösungsvorschlägen.

Wo muss die Scanningfrastruktur (Scan-Geräte) laufen: in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin, beim Anbieter, wo? Besteht die Scanning-Infrastrutkru bereits oder muss der Anbieter diese im Angebot anbieten? 

Das ist abhängig vom gewählten Input Prozess. Beide Varianten sind denkbar, wenn entsprechende Vorkehrungen zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit getroffen sind.
Im aktuellen Projekt EIF-MIG findet das physische Handling in den Räumen der Leistungsbezügerin mit eigenem Personal statt.

Wie können die bestehenden Stammdaten (Klienten, Adressaten, Geschäftsfälle, …) verwendet werden (Manuelle Korrekturen, Konzept zur automatisierten Fehlererkennung)? Über eine bestehende Schnittstelle? In welcher Periodizität werden diese aktualisiert? Muss das System die aktualisierten Daten an ein weiteres (bestehendes) System der Stadt Biel übergeben werden können, auf welchem Kanal?

Die benötigten Schnittstellen werden im Projekt definiert. Grundsätzlich sind Schnittstellen zwischen allen beteiligten Systemen in alle Richtungen möglich.
Für das aktuelle Projekt EIF-MIG sind keine weiteren Systeme geplant als die genannten Innosolv (Talus) und NFAM (Glaux).

Inwiefern betreffen die unter EIF-MIG_DigiPost_Ausschreibungsbedingungen_v-01, Kapitel 5.2.5, Sicherheit, formulierten Richtlinien das Los 1: Gehen wir richtig in der Annahme, dass die zur Verfügungstellung der Räumlichkeiten, der Betrieb der IT-infrastruktur aber auch das Personal für die tägliche Posteingangsverarbeitung und somit der gesamte Betrieb durch die Auftraggeberin wahrgenommen / zur Verfügung gestellt wird? 

Je nach Projekt sind unterschiedliche Modelle möglich. Für das Initialprojekt EIF-MIG soll das physische Posthandling im Input-Management Inhouse verbleiben.
Die optionalen Prozessanforderungen gemäss Kapitel 2.2.4 Anforderungen der Ausschreibungsbedingungen werden je nach Projekt abgerufen.
Wenn die Leistungsbezügerin die Optionen bei der Leistungserbringerin abruft, ist die Leistungserbringerin verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutz- und Datensicherheitsrichtlinien, inkl. den infrastrukturellen Belangen.

Im Falle eines BPO Modells (...-Outsourcing!) würde ja der Dienstleister an einem von ihm verantworteten Ort die Tagespost empfangen, scannen und verarbeiten. Der Umfang des Angebotes würde in diesem Fall nicht die Lieferung eines Systems, sondern die Übernahme von BPO Leistungen am Standort des Dienstleisters umfassen: M.a.W. die Vergleichbarkeit der Leistungen (der Angebote) ist nicht gegeben. Welche Leistungen sind nun von Ihnen gewünscht oder soll unser Angebot nun beinhalten: Fulloutsourcing (BPO), eine Mischform, oder die Lieferung eines Systems? Wie stellen Sie die Vergleichbarkeit der Angebote sicher? Wie konkret bepreisen Sie die wegfallenden Arbeitskosten der Mitarbeitenden der Stadt Biel im Falle eines Angebotes für eine BPO Lösung?

Gemäss den Grundsätzen des BöB/IVöB (Transparenz, Gleichbehandlung und Vergleichbarkeit) gilt die Mischlösung als Referenzvariante und bildet die Grundlage für die Angebotsbewertung.
Eine Full-Outsourcing-Lösung (BPO) kann optional separat offeriert werden. Diese Option ist klar abzugrenzen und transparent zu bepreisen; sie wird getrennt beurteilt und hat keinen Einfluss auf die Vergleichbarkeit und Bewertung der Basisangebote gemäss den publizierten Zuschlagskriterien.

Wie beurteilt die Stadt Biel die Risiken hinsichtlich Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Prozessintegration, wenn Los 1 und Los 2 an unterschiedliche Anbieter vergeben werden?

Es gibt nur wenige Berührungspunkte der beiden Lose im Bereich Rücklaufdokumente und/oder nichtzustellbarer Post. Beide Fälle können eindeutig identifiziert werden.
Gerne profitieren wir von Ihren weiteren Erfahrungen.

Wie wird das Zuschlagskriterium „Präsentation“ konkret bewertet (Inhalte, Dauer, Bewertungskriterien)?

Gemäss Ausschreibung auf SwissOffer, Pt.4.1, gilt für Los 1 und Los 2.

Kapitel 2.2.4 (Los 1 Funktionale Anforderungen): Wie viele von den mindestens 10'000 Dokumenten mit je 10 Seiten pro Arbeitswoche sind physisch?

Wir erwarten maximal 5% Sendungen mit mehr als 10 Seiten.

Kapitel 5.2.5: Wird bei den physischen Dokumenten die Vernichtung oder eine Rückgabe bevorzugt?

Grundsätzlich gilt:

• Die Digitalisierung der Originaldokumente muss nach dokumentierten, nachvollziehbaren Standards erfolgen.
• Digitale Akten werden als rechtlich verwertbare Originalkopien etabliert. Dies setzt Integritätssicherung, eindeutige Metadaten und Langzeit-Archivierungsfähigkeit voraus.
• Behördlich ausgestellte Originale müssen den Klienten zurückgegeben werden.
• Alle anderen Papieroriginale können 3 Monate nach dem Scannen nachvollziehbar vernichtet werden.

Korrektur zur Frage "Wie viele Dokumente fallen bei Los 2 digital und wie viele physisch an?"

Grobe Schätzung für das konkrete Projekt im Bereichs Migration:

• 90% - 95% physischer Dokumentenausgang
• 5% - 10% digitalisierter Dokumentenausgang

Im Rahmen der Digitalisierung sollen die digitalisierten Kanäle gefördert werden.

Wäre es eine Option, Pakete im Input auszuschliessen, da diese ohnehin physisch an die zuständige Stelle weitergeleitet werden müssen?

Ja. Pakete sind die Ausnahme und können ignoriert werden.

Soll die Kanalauswahl pro Kunde in einer eigenen Datenbank bzw. CRM hinterlegt werden?

Wir freuen uns auf Ihre Vorschläge als Bestandteil Ihres Lösungskonzepts.

Wir sind nicht sicher, welcher Umfang der Leistung für Los 1 gesucht wird. Wird ein System gesucht, welches physische Dokumente digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten, klassifiziert, extrahiert und an entsprechende System liefert oder ein Dienstleistungsunternehmen (BPO), welcher zus. die physischen Leistungen (Briefe/Pakete entgegennehmen, registrieren, usw. ) ebenfalls erbringt. Siehe Anforderungen in den Kapiteln 2.2.4 und 5.2.5. Können Sie dies bitte näher erläutern?

Wir suchen einen Anbieter, welcher die ganze Prozesskette abdecken kann.
Allerdings sind in einzelnen Abteilungen die physischen Prozesse oder Teile davon (Empfang, Öffnen der Post, Scannen) bereits abgedeckt. Desgleichen sind im Output-Bereich Teile an Betriebe des zweiten Arbeitsmarkts ausgelagert. Dort, wo solche funktionierende Prozesse etabliert sind, sollen sie beibehalten werden können.

"Dokumente werden automatisiert in folgenden DMS abgelegt: o Innosolv (für Schweizer Bürger/innen) o NFAM (für Ausländer/innen)" Anhand welcher Kriterien, oder Daten kann erkannt werden, ob es um eine Schweizer Bürger*in oder um Ausländer*innen handelt? 

Folgende Kriterien können je nach Dokumentenart, beispielsweise zum Abgleich mit der Innosolv-Datenbank, herangezogen werden:

• Name, Vorname
• Adresse
• SV-Nummer (zB. Gesundheitsdokumente)
• ZEMIS-Nummer (zB. Dokumente von anderen Migrationsbehörden)
• etc., je nach Dokumententyp

Wir freuen uns auf Ihre weiteren Vorschläge als Bestandteil Ihres Lösungskonzepts.

Wie verteilt sich das Volumen in physischen und digitalen Dokumenten?

Grobe Schätzung für das konkrete Projekt im Bereichs Migration, abhängig von der Art der Geschäftsfälle:

• 80% - 90% physischer Dokumenteneingang
• 10% - 20% digitalisierter Dokumenteneingang

1.4: Welche Nachweise sind im Zusammenhang mit einem internen Qualitätsmanagementsystem vorzulegen?

Zeigen Sie uns auf, wie Sie im Rahmen des internen Qualitätsmanagementsystems (QMS) die Wirksamkeit und Konformität Ihres Systems gewährleisten. Die Dokumentation eines QMS beschreibt typischerweise Ihre Qualitätspolitik und -ziele, Prozessdokumentation, Kompetenznachweise sowie die kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Qualitätssicherung.

Bezieht sich die Anforderung „rechtssichere Zustellung“ ausschliesslich auf digitale Versandkanäle, oder sind auch physische Versandformen mit rechtssicherem Nachweis (z.B. Einschreiben) Bestandteil der Bewertung?
Falls physische Versandformen eingeschlossen sind: Wird erwartet, dass das System die rechtssichere Zustellung lediglich fachlich kennzeichnet und dokumentiert (Status, Nachweis), oder dass Rückmeldungen aus dem Versandprozess technisch integriert und automatisiert verarbeitet werden?

Die Anforderung an die "rechtssichere Zustellung" deckt alle möglichen Kanäle ab. Rückmeldungen und Rückflüsse sollen im Prozess integriert sein.

Betrifft: "Kann die anbietende Firma bestätigen, dass sie ein gültiges Zertifikat ISO 9001 hat oder einen gleichwertigen internen Nachweis zu ihrem Qualitätsmanagementsystem erbringen kann?"
Wird eine Zertifizierung ISO 27001 und ein ISAE 3402 Typ 2 Prüfung (Bericht) als gleichwertiger Nachweis zu ISO 9001 angerechnet?  

Die von Ihnen genannten Zertifikate adressieren andere Zielsetzungen, Prüfungsinhalte und Normanforderungen als ISO 9001. Sie können als komplementäre Nachweise zu einem mit ISO 9001 gleichwertigen internen Nachweis herangezogen werden, wie in den Anforderungen beschrieben..

Sind die Kuvert bedruckt oder unbedruckt?

Die Couverts für den Postausgang sind bedruckt.

Wie viel ist die durchschnittliche Blattanzahl pro Kuvert?

95% aller Versände bestehen aus maximal 3 Blättern.

Werden Metadaten mitgeliefert? Weisszeile, JSON, XML?

Die Anforderungen an Metadaten werden im konkreten Projekt definiert.

Welche und wie viele Dokumentenarten werden versendet?

Die Dokumentenarten reichen von der reinen Information bis zur ordentlichen Verfügung.

• Rechnungen
• Verfügungen
• Informationen
• Bestätigungen
• Stimm- und Wahlmaterial

Der Grösste Brocken mit geschätzten 122'000 Versänden beansprucht die Versendung von Stimm- und Wahlmaterial. Danach kommt das Einwohneramt mit geschätzten 50'000 - 80'000 Versänden. Der Rest verteilt sich auf die anderen Amtsstellen.
Die Mengenangaben sind geschätzt, nicht gemessen.

EK 1.3 "Leistungsfähigkeit und Erfahrung für die Ausführung des Auftrags"
spricht von " Erfahrung, insbesondere im Bereich des Parlamentsdienstes" und fordert "3 vergleichbare Projekte in Schweizer Parlamenten für mindestens 40 Personen". Ist das korrekt?

Danke für den Hinweis - da ist uns ein Fehler unterlaufen. Wir entschuldigen uns für das Missgeschick.

Corrigenda:

EK 1.3 im Los 1:
Kriterium:

• Leistungsfähigkeit und Erfahrung für die Ausführung des Auftrags

Anforderung:

• Kann die anbietende Firma bestätigen, dass sie die fachliche, finanzielle, technische und organisatorische Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags sowie die nötige Erfahrung, insbesondere im Bereich Input-Management, mitbringt?

Erfüllung:

• Vergleichbare Projekte in Schweizer Verwaltungen in den letzten 5 Jahren.
• Zusätzliche zwingende Angaben: Datum Projektstart und -Ende, Projektvolumen in CHF, Anzahl beteiligte Personen, Kontaktdaten für Referenzauskunft

EK 1.3 im Los 2:
Kriterium:

• Leistungsfähigkeit und Erfahrung für die Ausführung des Auftrags

Anforderung:

• Kann die anbietende Firma bestätigen, dass sie die fachliche, finanzielle, technische und organisatorische Leistungsfähigkeit für die Ausführung des Auftrags sowie die nötige Erfahrung, insbesondere im Bereich Output-Management, mitbringt?

Erfüllung:

• Vergleichbare Projekte in Schweizer Verwaltungen in den letzten 5 Jahren.
• Zusätzliche zwingende Angaben: Datum Projektstart und -Ende, Projektvolumen in CHF, Anzahl beteiligte Personen, Kontaktdaten für Referenzauskunft