SuisseOffer Tool Suite Offenes Verfahren

Textliche Korrektur im Preis-Kriterium 4.1

Der korrigierte Text im Preiskriterium 4.1 lautet: Die Kosten sind gemäss Dokument (Beilage 08) "Kostenzusammenstellung" abzugeben.
Bitte Preise in der Kostenzusammenstellung (Excel Beilage 08) exkl. MWST einfügen und das Dokument hochladen.
Bitte im SuisseOffer Online-Kriterienkatalog die Angebotssumme aus dem Deckblatt Zelle C36 übertragen.

Digitalen Prüfungsbeaufsichtigung und Betrugssicherheit im Zusammenhang mit dem Einsatz eines Lockdown-Browsers
Im Dokument „02 Pflichtenheft Prüfungssoftware“ wird unter „5.3.1 – Beschreibung der Szenarien (Option 1 – Lockdown Browser)“ beschrieben, dass die Durchführung über einen Lockdown-Browser erfolgt. Drei Studierende sollen gleichzeitig von einer Aufsichtsperson digital überwacht werden. Unter „5.3.2 – Funktionalität“ wird zudem u.a. auf die Funktion der Betrugssicherheit für Prüfende verwiesen.
Vor diesem Hintergrund bitten wir um Präzisierung, wie die digitale Beaufsichtigung der Studierenden während der Prüfung konkret erfolgen soll.
Vielen Dank für Ihre Erläuterung.

Damit ist ein technisches Monitoring gemeint, d.h. dass das System Probleme erkennt, wie z.B. die Stabilität der Internetverbindung, ob alle Studierende angemeldet sind, ob der Lockdown Browser funktioniert. Damit ist kein Proctoring gemeint. Die Aufsichtsperson kann diese Bewegungen während einer Prüfung im System verfolgen und bei Bedarf reagieren.

In den Ausschreibungsunterlagen werden verschiedene Kennzahlen genannt: ‚Studierende HSLU (8.733)‘, ‚Anzahl Prüflinge (9.509)‘ und ‚Prüfungsteilnehmende (10.935)‘. Könnten Sie bitte die jeweiligen Definitionen erläutern und angeben, welche dieser Kennzahlen für die Berechnung des Total Cost of Ownership maßgeblich ist?

Studierende HSLU: Studierende, die an der HSLU eingeschrieben sind. 
Prüflinge (Prüfungsteilnehmende): Studierende, die digitale Prüfungen abgelegt haben. 

Für die Berechnung des Total Cost of Ownership (TCO) ist die Kennzahl „Anzahl Prüflinge“ massgeblich. Die weiteren Kennzahlen dienen der Einordnung des Nutzungskontexts und der Skalierung, sind jedoch nicht direkt für die Preisberechnung heranzuziehe

Für die Einrichtung der Testinstanz würden wir gerne wissen, wie viele Prüfer vorgesehen sind. Könnten Sie bitte angeben, wie viele Personen planen in der Testphase zu korrigieren. 

Vorgehsehen sind 6 Prüfungunsverantwortliche /Dozierende, die Prüfungen selber erstellen und auch korrigieren. Wenn es für da Korrigieren eine eigene Rolle, dann gerne sechs Prüfer. 

Im Kriterienkatalog unter Punkt 3.2.10 soll bestätigt werden, dass alle wichtigen Fragetypen bei der Erstellung von Tests dabei sind. Könnten Sie bitte erläutern, welche Fragetypen in diesem Zusammenhang als ‚wichtig‘ definiert sind?

Mit „allen wichtigen Fragetypen“ sind mindestens die in Ziffer 4.3 des Pflichtenhefts beschriebenen Fragetypen gemeint. 

Im Dokument 08 Deckblatt und Kostenzusammenstellung ist der Begriff 1st–3rd Level Support aufgeführt. Standardmäßig stellen wir den 2nd-Level-Support bereit. Könnten Sie bitte erläutern, was genau unter den einzelnen Support-Leveln zu verstehen ist?

Die Begriffe 1st–3rd Level Support werden in einem generischen Sinn verwendet, um unterschiedliche Eskalationsstufen im Support zu beschreiben. Die konkrete Aufgabenteilung zwischen HSLU und Anbieter ist im angebotenen Supportkonzept darzustellen. Üblicherweise umfasst der 1st-Level-Support die Erstannahme und einfache Problemanalyse, der 2nd-Level-Support die vertiefte Analyse und Behebung funktionaler oder technischer Störungen und der 3rd-Level-Support die Behandlung komplexer Probleme mit Produkt- oder Entwicklungsexpertise. Die Bereitstellung eines 2nd-Level-Supports durch den Anbieter ist zulässig, sofern das Gesamtsupportkonzept die Anforderungen der Ausschreibung erfüllt. Der 1st-Level Support erfolgt intern durch die HSLU.

6.3.3. die Installation des Lockdown Broswers ist für alle gleich und kann durch die Software nicht beeinflusst werden. Weshalb ist die Installation des Lockdown Browsers Teil des Kriterienkatalogs?

Die Unterstützung der Installation des LockDown Browsers durch die Prüfungssoftware wird bewertet, z.B. in Form von Prüfen der Systemvoraussetzungen und Hilfeseiten.

Zählt der Anforderungskatalog Architektur, Informationssicherheit und Datenschutz zu den Eks oder den ZKs? In wiefern wird dieser bei der Bewertung berücksichtigt? Was passiert, wenn man eine der Anforderungen nicht vollständig erfüllt?

Der Anforderungskatalog zu Architektur, Informationssicherheit und Datenschutz ist Teil der technischen Spezifikationen (Ziffer 3) und gehört zu den Muss-Kriterien (Ausschlusskriterien / EK). Diese Anforderungen werden nicht bewertet, sondern auf Erfüllung geprüft. Werden eine oder mehrere dieser Muss-Anforderungen nicht vollständig erfüllt, führt dies zum Ausschluss des Angebots vom weiteren Verfahren.

5.3 Testen Demobetrieb: Werden bei allen anbietenden ausführliche Tests in der Demoumgebung gemacht oder nur bei denjenigen die in die nähere Auswahl kommen?

Gemäss Ausschreibungsbedingungen, Ziffer 6.2.2 (Testinstanz und Demobetrieb), erfolgt die Beurteilung anhand der Angebotsunterlagen sowie falls notwendig der bereitgestellten Testinstanzen.

Für den Proof of Concept sind die Termine gemäss Unterlagen noch nicht bekannt. Das Testen der Funktionalität/Usability soll aber ab 2.2.2026 möglich sein. Mit welchem Umfang ist bei diesem PoC zu rechnen und innert welcher Zeit sollen diese Funktionalitäten umgesetzt werden? Und wird der Anbieter diese Leistung verrechnen können?

Es wird kein fixes Zeitfenster geplant. 
Wir benötigen den Zugang, Schnittstellendokumention und 1 - 2 Sitzungen mit einer technischen Ansprechperson. Der Anbieter wird diese Leistung nicht verrechnen können. 

EK2.4: Gibt es zusätzliche Punkte, wenn mehr als 2 Referenzprojekte aufgeführt werden?

Nein

4.1 Preis: Was bedeutet der Kommentar "linear verkürzt (Faktor 50%)" ganz genau?

„Linear verkürzt (Faktor 50 %)“ bezeichnet eine vergaberechtlich übliche Bewertungsmethode. Eine Bandbreite von 50 % bedeutet, dass Angebote, deren Preis mehr als 50 % über dem niedrigsten Angebot liegt, keine Punkte mehr erhalten. Innerhalb dieser Bandbreite werden die Punkte linear zwischen dem günstigsten Angebot (Maximalpunktzahl) und der oberen Schwelle (Null Punkte) vergeben.

The HSLU acknowledges and understands the supplier’s concern. Clause 17 (Audit Rights) remains part of the contractual basis of this tender. The HSLU intends to exercise audit rights in a reasonable and proportionate manner and, where practicable, to coordinate the scope and timing with the supplier in advance so that normal day-to-day operations are affected as little as possible. However, the HSLU does not foresee restricting the audit right to specific triggers (e.g., reasonable suspicion) or to a fixed maximum frequency (e.g., once every six months).

Low priority. We assume that the registration process is always functioning and there is no need to process with guest users. 

The inclusion of an indexation clause is not foreseen in the agreement as tendered.

No. The contract duration is four (4) years and may be extended once by one (1) additional year, resulting in a maximum total contract duration of five (5) years. Any decision on a possible extension will be made by the HSLU before expiry of the initial term, at its sole discretion, based on the course of the contract and the technical possibilities at that time.five (5) years.

The text in "Kriterienkatalog" 4.1 is wrong and will be corrected.
The costs for technical support (e.g. interfaces, etc.) should be allocated to the most appropriate category in the price sheet, typically under support & SLA (recurring costs)

“Daily rates for unplanned activities” refer to exceptional, ad-hoc services that are not covered by the regular scope of services and that may be requested by HSLU if required (e.g. additional support, troubleshooting, or consultancy beyond the agreed services). These rates are for information and comparability purposes and do not constitute a commitment to order such services.

No

The pricing sheet is structured to accommodate different pricing models. Bidders are required to complete all cost items that are applicable to their proposed pricing model. Prices that are not applicable may be left blank or set to zero. All totals are automatically calculated over a period of five (5) years.

No. The HSLU does not have a preferred pricing structure. Bidders are free to propose a pricing model (e.g. per exam, per user, flat fee) that best fits their solution. The pricing must be presented transparently in the pricing sheet and allow a clear calculation and comparison of the total TCO over five (5) years.

Yes

It's refering to the project team as well as the time after go live. 

Criterion 3.3.3 is assessed as a yes/no criterion. The yes/no answer refers to the confirmation of whether software updates can be performed without causing operational interruptions. The frequency of updates and the experience regarding the effort are to be described in the remarks field, which will be opened accordingly.

We need a Lockdown Browser, such a solution is acceptable. Proctoring solutions are not needed.

See: https://eduid.ch/ 

The most frequently used questions are described in section 4.3 of the specification document (Pflichtenheft).

The software roll out is planned university-wide at once. But we expect half of the exam numbers taking place in the first year.

ILIAS is an in-house system.

No

Yes

You can find which criteria belong to the scoring element (ZK 1-4) in "Kriterienkatalog erstellen" on the SuisseOffer-Platform

Yes

Yes

Yes, correct

To ensure the signatures on our bid submission are valid, can you clarify that signatures made via DocuSign or Contract Works will be considered valid?

A qualified electronic signature (QES) is accepted, as it is legally equivalent to a handwritten signature.

The HSLU takes note of the request. Providing revenue information in the form of ranges for indicative purposes is acceptable, provided that the information is truthful, plausible and sufficiently informative for the assessment of the company information as required by the tender documents.

Regarding Clause 23.2 of the General Terms and Conditions for ICT Services, which refers to continued maintenance and servicing of 'delivered hardware and software,' we would appreciate your guidance. As we are proposing a Software as a Service (SaaS) solution, we would be grateful if you could clarify how the requirements of this clause are intended to apply to an on-demand cloud-based service.

The HSLU takes note of the request. Clause 23.2 of the AGB IKT also applies to a SaaS delivery model. In the context of a SaaS solution, references to “delivered hardware and software” are to be understood as the SaaS service components operated by the supplier. The obligation of continued maintenance and servicing refers to the ongoing operation, maintenance and support of the SaaS service for the duration of the contract.

In relation to Clause 20.4, we interpret this clause to be tailored to hardware defects, as it mentioned replacement parts. How does HSLU expect defects/ warranties to apply to a SaaS product?

The HSLU takes note of the request. Clause 20.4 of the AGB IKT also applies to a SaaS delivery model. In the context of a SaaS solution, references to replacement or defective parts are to be understood as the remediation of defects in the SaaS service, including correction of errors, restoration of service, or provision of workarounds. Warranty obligations therefore relate to ensuring the contractual functionality and availability of the SaaS service, rather than to the replacement of physical components.

The tender documentation confirms that submission responses are accepted in both German and English. To ensure total clarity for the next phase, could you please confirm that any live demonstrations or presentations required as part of the tender process can also be conducted entirely in English?

Yes, we confirm.

We request clarification regarding the intention and scope of the Intellectual Property provisions included in the tender documentation.
 Based on clause 27 of the General Terms and Conditions for ICT Services, we would appreciate confirmation of the following:
 (a) That these clauses are intended to apply only to materials specifically created for HSLU under this contract (e.g., reports generated by the system, data outputs belonging to HSLU, bespoke documentation, custom configurations, or deliverables expressly developed for MTU), and to any specific material that might be considered to be work made for hire.
 (b) That Inspera’s SaaS platform, software, tools, codebase, architectures, methodologies, know-how, updates, upgrades, improvements, and enhancements made to the underlying SaaS service during the contract will remain the exclusive property of Inspera, and are not assigned to HSLU under the above clauses.
 (c) That HSLU’s ownership is limited to the specific deliverables produced for HSLU under the Agreement, and does not extend to Inspera’s proprietary software or any generalized improvements developed as part of the ongoing service.
 We kindly request confirmation that the above interpretation is correct, or alternatively, clarification of HSLU’s intended scope of rights.

The HSLU takes note of the request. Clause 27 of the AGB IKT is intended to apply to deliverables and materials specifically created for HSLU under this contract. This includes, in particular, outputs and results generated for HSLU, data belonging to HSLU, and any contractually agreed, customer-specific documentation or deliverables. The supplier’s SaaS platform, software, tools, codebase, architectures, methodologies, know-how, as well as updates, upgrades, improvements and enhancements to the underlying SaaS service, remain the exclusive property of the supplier. HSLU’s rights are limited to the use of the SaaS solution and to the ownership or usage rights of the specific deliverables produced for HSLU under the Agreement, and do not extend to the supplier’s proprietary software or generalized developments.

Wir haben die *Erklärung zu Subunternehmenden gut nachvollziehen können, sind nun aber nicht sicher, ob solche zugelassen sind oder nicht. Könnten Sie spezifizieren, ob es zulässig wäre, deklarierte Subunternehmer in die Auftragserfüllung einzubeziehen?

gemäss Ausschreibungsbedidngungen Punkt 3.1 sind Subunternehmende nicht zugelassen. 

Können Sie den Scan-Upload etwas genauer beschreiben. Soll ein Dokument vom Kandidaten anhand eines Handys fotografiert und auf das LMS geladen werden oder sollen die Papierdokumente durch den Prüfungsverantwortlichen eingesammelt, gescannt und dem jeweiligen Kandidaten zugeordnet werden?

Beide Optionen: 1. Studierende können eine Frage auf Papier beantworten und ihre Antwort als Scan via Webcam einreichen (siehe Kriterienliste ZK 5.1.1). 2. Die einzelnen Prüfungsbogen werden eingescannt und im Prüfungssystem den Studierenden zugeteilt (siehe Kriterienliste EK 3.2.7)

Wünschen Sie sich, sämtliche Funktionalitäten anhand der Demo-Instanz testen zu können oder erwarten Sie ausschliesslich die in 5.3.1 beschriebenen Szenarien und Funktionalitäten?

Wir testen die Funktionalitäten der beschriebenen Szenarien (Option 1 und 2) gemäss 5.3.1. Es werden zudem mögliche Schnittstellen getestet. 

In den Ausschreibungsunterlagen wird eine Integration in bestehende Hochschulsysteme (u. a. Evento, Authentifizierung, Office 365, myCampus, EduID, E-Dossier, etc.) gefordert. In den Zuschlagskriterien unter Ziffer 7.4 werden Standardschnittstellen erwähnt. Wir bitten um Bestätigung, dass sich die Integrationsanforderung auf diese Standardschnittstellen bezieht, und um Präzisierung, welche Systeme mit „etc.“ gemeint sind. Zudem bitten wir um Bestätigung, dass keine Integration mit ILIAS erforderlich ist.

Die Informationen sind in den Zuschlagskriterien unter Ziffer 7.4 ersichtlich. Es handelt sich um Standardschnittstellen, welche die Anbietenden generell zur Verfügung stellen. Eine Integration mit ILIAS ist nicht notwendig.