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24 - 3.3.20 Evaluation RSE de l’adjudicataire / Annexe Q10 - P.16-17 - Traitement des évaluations EcoVadis existantes - Pouvez-vous préciser comment sera traitée la situation d’un soumissionnaire déjà évalué par EcoVadis (ou disposant d’un dispositif RSE équivalent) : l’évaluation existante suffit-elle pour l’adjudication et/ou l’exécution du contrat, et de quelle ancienneté maximale doit-elle être ?
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Oui et l'ancienneté maximale est de deux ans.
| 02.07.2026 |
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Un univers d'audit (cartographie des processus et couverture d'assurance) a-t-il déjà été défini?
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Oui
| 02.07.2026 |
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La charte d’audit interne indique que « le processus d’audit interne ainsi que les procédures d’organisation et de conduite des audits (y compris le déroulement d’une mission) sont modélisés dans un système informatique de management intégré ».
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Oui, il s'agit d'ARIS. L'accès sera mis à disposition du prestataire.
| 02.07.2026 |
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Quelles sont les attentes concernant les missions de vérification de suivi de l'implémentation des plans d'action ?
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Une approche de vérification fondée sur les risques peut être envisagée.
| 02.07.2026 |
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Quel a été, à titre indicatif, le volume d'actions décidées par le management lors des précédents audits ?
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Une dizaine par mission en moyenne
| 02.07.2026 |
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Usuellement quand nous prenons en charge un mandat de fonction d'audit interne nous effectuons egalement les mandats afférants et assurons la totalité du service prenant ainsi pleinement la responsabilité du travail délivré et ne faisons pas appel à d'autres sociétés pour la conduite des mandats.
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Il est souhaité que le prestataire principal coordonne les missions confiées à des tiers et l'accompagne pour le Kick off, le rendu du rapport aux audités, au Comité de Direction et au CFA.
| 02.07.2026 |
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Combien de comités d'audit ont lieu annuellement ?
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Le CFA est le Comité Finances et Audit du Conseil d'administration. Le nombre de passages devant le Comité de Direction et devant le CFA dépend du nombre de missions. En principe 4 par année à minima par Comité soit 8 séances en tout.
| 02.07.2026 |
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Un forfait est souhaité pour l’exécution des formations en cybersécurité requise de tous les employés et/ou prestataires réguliers (1 formation en ligne par trimestre d’environ 20 minutes)
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La formation est fournie par Romande Energie, il s'agira de suivre la formation.
| 02.07.2026 |
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"Sur la base des différentes analyses de risques validées par le Conseil d’administration et de la couverture réalisée par l’audit externe, un programme à trois ans est préparé et discuté avec le Comité de direction avant validation par le Comité Finances et Audit"
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Un plan d'audit a été préparé pour les trois prochaines années 2027 à 2029. La fonction Risques existe au sein du Groupe et peut mettre à disposition sa cartographie des risques.
| 02.07.2026 |
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- Pouvez-vous confirmer la durée exacte du contrat envisagé pour l’externalisation de la fonction d’audit interne à partir du 1er janvier 2027 (nombre d’années, éventuelles options de prolongation) ?
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3 ans renouvelable pour 2x1 an soit 5 ans en tout
| 02.07.2026 |
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- Disposez-vous d’une estimation annuelle du volume de prestations attendu pour la fonction d’audit interne (hors missions spécifiques confiées à des tiers), par exemple en jours/homme ou en nombre moyen de missions de suivi et de coordination ?
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1 mission de suivi des recommandations par année inclus dans le mandat général
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Les missions d’audit spécifiques confiées à des prestataires tiers (autres que l’adjudicataire), feront-elles systématiquement l’objet de commandes distinctes une fois les objectifs et le budget validés par le CFA ?
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Oui
| 02.07.2026 |
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Pour les rapports d’audit (missions spécifiques et mission de suivi), pouvez-vous préciser le format attendu (structure standard, éléments obligatoires en plus du résumé exécutif et des recommandations, longueur indicative) ?
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Format attendu avec un executive summary et une Note standard aux organes dirigeants (Modèle fourni par Romande Energie)
| 02.07.2026 |
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Concernant les formations cybersécurité trimestrielles (en ligne, ~20 minutes), l’adjudicataire doit-il concevoir et maintenir le contenu pédagogique, ou Romande Energie met-elle à disposition un contenu existant à diffuser aux employés et prestataires ?
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La formation est fournie par Romande Energie, il s'agira de suivre la formation.
| 02.07.2026 |
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Pouvez-vous détailler le niveau d’accès aux systèmes d’information, aux données et aux procès-verbaux (CODIR, CFA, CA, comités) qui sera accordé à l’adjudicataire pour la bonne exécution du mandat, ainsi que les procédures éventuelles à suivre pour obtenir ces accès (sécurité de l’information, protection des données) ?
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Un accès au SSI de Romande Ernegie et des adresses emails Romande Energie
| 02.07.2026 |
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Existe-t-il des périodes d’indisponibilité planifiées (par exemple fermetures annuelles, vacances collectives, périodes de clôture comptable critiques) à prendre en compte dans la planification des missions d’audit, des séances de clarification et des présentations au Comité de direction et au CFA ?
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Oui pour les missions portant sur l'Unité Finances, éviter le premier trimestre.
| 02.07.2026 |
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Les réunions de présentation des rapports d’audit au Comité de direction et au Comité Finances et Audit doivent-elles se dérouler exclusivement en présentiel à Morges, ou une participation à distance (visioconférence) est-elle envisageable dans certains cas ?
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de préférence en présentiel sur Morges St Jean
| 02.07.2026 |
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Pouvez-vous indiquer s’il existe un plafond budgétaire interne ou une enveloppe indicative pour le forfait annuel attendu (incluant les tâches récurrentes, les séances, le suivi et la coordination des missions) afin de calibrer au mieux la proposition financière ?
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Non
| 02.07.2026 |
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En lien avec l’évaluation RSE par EcoVadis (Annexe Q10 et point 3.3.20), pouvez-vous préciser si un score en dessous d’un certain seuil lors de l’évaluation post-adjudication pourrait entraîner la révocation du marché, et le cas échéant quels niveaux de performance RSE sont attendus de l’adjudicataire à moyen terme ?
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Un score insuffisant aménerait une démarche d'amélioration avant son déréférencement et la dénonciation éventuelle du contrat
| 02.07.2026 |
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1 - 2.1 Généralités / 3.3.15 Sous-traitance - P.7 - Recours à des experts tiers pour les missions spécifiques - Le cahier des charges prévoit que l’adjudicataire doit proposer au minimum trois offrants pour les missions d’audit spécifiques et peut également se proposer lui-même s’il dispose des compétences. Pouvez-vous confirmer le cadre exact autorisé pour ce recours à des entreprises tierces au regard de l’interdiction de sous-traitance / sous-sous-traitance ? S’agit-il d’une assistance à la sélection uniquement, ou bien d’une gestion de prestataires externes admise dans le mandat ?
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les deux: assistance à la sélection et gestion des prestataires externes sélectionnés
| 02.07.2026 |
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2 - 1.1 Aptitudes / compétences requises - P.3 - Portée de l’exigence CIA ou équivalent - Pouvez-vous préciser ce qui est entendu par “CIA ou équivalent” et quels certificats seront considérés comme équivalents au CIA ?
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Expert comptable
| 02.07.2026 |
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3 - 1.1 Aptitudes / compétences requises + 1.3 Critères d’adjudication - P.3 et 5 - Différence entre CISA comme atout et comme critère noté - Le document indique que la certification CISA constitue un atout, puis prévoit un critère d’adjudication distinct “Certification CISA” pondéré à 4 %. Pouvez-vous préciser comment ce critère sera évalué (présence/absence, nombre de personnes certifiées, rôle des personnes certifiées dans l’équipe, ancienneté de la certification) ?
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Il sera évalué selon la présence/absence.
| 02.07.2026 |
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4 - 1.1 Aptitudes / compétences requises - P.3 - Maîtrise du cadre légal suisse - Pouvez-vous préciser les attentes exactes relatives à la “maîtrise du cadre légal suisse et des exigences en matière d’audit” : quels domaines réglementaires ou référentiels sont particulièrement attendus pour ce mandat (gouvernance, énergie, conformité, marchés publics, protection des données, etc.) ?
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Tous les domaines mentionnés.
| 02.07.2026 |
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6 - 2.1 Généralités - P.7 - Volume attendu du mandat récurrent - Afin de calibrer au mieux le forfait, pouvez-vous indiquer le volume annuel estimatif du mandat récurrent : nombre de jours attendu pour la préparation du plan triennal, le suivi des recommandations, la participation aux comités/séances, la coordination avec les fonctions concernées et la présentation des rapports ?
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Non
| 02.07.2026 |
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8 - 2.1 Généralités - P.7 - Périmètre des missions spécifiques hors forfait - Pouvez-vous préciser quels éléments sont compris dans le forfait de base et lesquels doivent être exclus du prix forfaitaire, notamment : préparation des appels d’offres des missions spécifiques, revue des lettres de mission, supervision des tiers, participation aux séances d’ouverture/intermédiaires/finales, et présentation au Comité de direction / CFA ?
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Tous ces éléments doivent être inclus dans le forfait
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9 - 2.1 Généralités - P.7 - Possibilité pour l’adjudicataire de réaliser une mission spécifique - Le document prévoit qu’au maximum une mission spécifique par an peut être réalisée par l’adjudicataire et que son coût n’est pas inclus dans le forfait. Merci de préciser selon quelle modalité cette mission devra être chiffrée dans l’offre : à titre informatif, via un tarif journalier, ou uniquement sur devis ultérieur.
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Elle doit être chiffrée dans l'offre à titre informatif.
| 02.07.2026 |
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10 - 2.1 Généralités - P.7 - Budget disponible / enveloppe pour les missions spécifiques - Comme l’adjudicataire doit proposer les entreprises tierces “en fonction des objectifs définis et du budget à disposition”, pouvez-vous communiquer l’ordre de grandeur du budget annuel disponible pour les missions spécifiques d’audit ?
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Non
| 02.07.2026 |
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11 - 2.1 Généralités - P.7 - Historique du mandat et documents de contexte - Pour apprécier correctement les attentes, pouvez-vous partager des informations complémentaires sur le dispositif actuel : organisation de l’audit interne externalisé, nombre de missions réalisées ces dernières années, exemples de thématiques auditées, et volumétrie moyenne des recommandations en suivi ?
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L'audit interne est aujourd'hui organisé comme indiqué dans ce cahier des charges de cet Appel d'offres public. Il y a eu environ 3 missions d'audit par année en plus de la mission de suivi des recommandations et du mandat général. Aujourd'hui 46 recommandations sont ouvertes.
| 02.07.2026 |
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12 - 2.1 Généralités - P.7 - Methodologie - Pouvez vous fourbir votre charte d'audit interne ainsi que votre methodologie et préciser quelles sont les tatetes en termes de revue eventuelle de la charte, methodologie, modèles de rapport et de papiers de travail.
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Voir annexe Charte d'audit interne et externe
| 02.07.2026 |
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13 - 2.1 Généralités - P.7 - Système - Est ce que la fonction utilise un système d'audit interne spécifique?
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Non
| 02.07.2026 |
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14 - 2.1 Généralités - P.7 - Qualite - Quand le prochain EQA selon les normes est-il dû?
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Cela ne fait pas partie du périmtre et pourrait faire potentiellement l'objet d'un avenant le moment venu.
| 02.07.2026 |
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15 - 2.1 Généralités - P.7 - Formations cybersécurité – périmètre et chiffrage - Le RFP indique qu’un forfait est souhaité pour l’exécution des formations cybersécurité requises (1 formation en ligne par trimestre d’environ 20 minutes). Pouvez-vous confirmer s’il s’agit uniquement du temps de suivi de ces formations par les intervenants du prestataire, ou si une autre contribution du mandataire est attendue ?
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Il s'agit seulement du temps de suivi.
| 02.07.2026 |
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16 - 2.1 Généralités - P.7 - Lecture des procès-verbaux – volumétrie attendue - Pouvez-vous préciser la volumétrie indicative de la lecture des procès-verbaux du Comité de direction et du CFA (nombre de séances par an, longueur moyenne des PV, langue des documents) afin de permettre un chiffrage homogène par les soumissionnaires ?
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Il n'est pas attendu une lecture exhaustive de tous les PV, ils sont à disposition du prestataire externe pour lui servir de support dans sa mission.
| 02.07.2026 |
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17 - 3.1.9 Frais annexes / 1.1 Présentiel - P.11 et 3 - Présentiel, déplacements et fréquence des réunions - Le RFP précise que certaines séances doivent avoir lieu en présentiel et que les frais de déplacement/hébergement sont à la charge du prestataire. Pouvez-vous indiquer le nombre estimatif de séances en présentiel par an, leur lieu usuel (Morges ou autres sites) et si certains formats hybrides/visio restent envisageables pour des points intermédiaires ?
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Le CFA est le Comité Finances et Audit du Conseil d'administration. Le nombre de passages devant le Comité de Direction et devant le CFA dépend du nombre de missions. En principe 4 par année à minima par Comité soir 8 séances en tout.
| 02.07.2026 |
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18 - 3.2.1 Présentation de l’offre - P.11 - Format exact de l’offre et structure attendue - Le paragraphe 3.2.1 contient un texte générique indiquant qu’il est possible d’ajouter ici des informations nécessaires sur le format de l’offre. Pouvez-vous confirmer s’il existe une structure de réponse attendue, un ordre de présentation imposé, une limite de pages ou un tableau de conformité à utiliser en plus des annexes ?
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Non
| 02.07.2026 |
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19 - 3.3.1 Présentation du prix / Annexe R1 - P.12 - Structure de prix attendue dans l’annexe R1 - Pouvez-vous préciser la structure de chiffrage attendue dans l’annexe R1 : forfait annuel par année 2027-2029, ventilation par composante du mandat, tarifs journaliers indicatifs, et traitement séparé des missions spécifiques / urgentes hors forfait ?
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Forfait pour le mandat et un forfait pour la mission d'audit spécifique réalisée
| 02.07.2026 |
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20 - 3.3.4 Respect des délais - P.13 - Applicabilité des pénalités de retard au mandat de services - La clause de pénalité de retard semble rédigée pour des fournitures/travaux. Merci de confirmer son applicabilité à ce marché de services intellectuels et, le cas échéant, de préciser quels livrables ou échéances contractuels serviraient de base au calcul de la pénalité.
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Oui les prestations doivent être livrées dans les temps convenus entre les deux parties
| 02.07.2026 |
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21 - 3.3.5 Conditions de paiement / 3.7.2 l) - P.13 et 23-24 - Garanties financières demandées - Le document mentionne une garantie à première demande et, plus loin, la possibilité de garanties financières et techniques en cas d’adjudication. Pouvez-vous préciser si de telles garanties sont effectivement exigées pour ce mandat de services, dans quels cas, pour quel montant/ pourcentage et sous quelle forme ?
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Il s'agit d'une erreur de l'adjudicateur, seule une RC professionnelle de min 10 millions est requise
| 02.07.2026 |
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22 - 3.3.16 Propriété intellectuelle / 3.3.24 Responsabilités - P.15-17 - Étendue du transfert de propriété intellectuelle - Pouvez-vous préciser si le transfert de propriété intellectuelle vise uniquement les livrables spécifiques produits pour Romande Energie et non les les méthodologies, outils, modèles, et savoir-faire préexistants du soumissionnaire utilisés dans le cadre du mandat ?
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Les livrables spécifiques
| 02.07.2026 |
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23 - 3.3.24 Responsabilités et limites de responsabilités - P.17 - Absence de plafond de responsabilité - La clause de responsabilité semble illimitée et ne distingue pas les dommages directs/indirects. Merci de confirmer si une limitation de responsabilité contractuelle est envisageable (du type 100% des honoraires) .
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Voir document d'appel d'offre
| 02.07.2026 |
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25 - 3.3.21 Evolutivité de l’équipement avant livraison / 3.3.22 Garanties - P.17 - Clauses génériques non adaptées au mandat - Certaines clauses semblent viser des marchés de biens/équipements (évolutivité de l’équipement avant livraison, installations, chantier, etc.). Pouvez-vous confirmer quelles clauses génériques du dossier sont effectivement applicables à ce mandat d’externalisation de l’audit interne et lesquelles doivent être considérées comme non pertinentes ?
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Les clauses génériques visant les marchés des biens/équipements sont non pertinentes pour cet appel d'offres
| 02.07.2026 |
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Un outil de suivi des actions suite aux précédents audits est-il en place ? Le management est-il habitué à uploader les preuves documentaires dans cet outil?
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Un outil est en cours de mise en place qui sera géré par la fonction Risques
| 26.06.2026 |
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Quel est le rôle attendu du prestataire de service pour la supervision des audits internes dans le cadre des missions conduites par un prestataire externe ?
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Coordination de la mission d'audit
| 26.06.2026 |
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Il est indiqué dans la demande d’offre que l’auditeur interne pourra réaliser au maximum une mission. Cependant, la Charte d’audit interne précise que l’auditeur interne peut effectuer jusqu’à deux missions par année.
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Il y a une mission qui est le mandat général avec le suivi des recommandations d'audit, la tenue du plan d'audit et la coordination des missions d'audit réalisées par d'autres prestataires. La deuxième mission est une mission d'audit interne standard.
| 26.06.2026 |
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Qui sera l'interlocuteur principal/coordinateur du côté de Romande Energie SA?
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Stephanie Le Drean-Leroy
| 26.06.2026 |
