SuisseOffer Tool Suite Offenes Verfahren

Ist diese Ausschreibung auch für deutsche Unternehmen offen mit deutschschweizerischen und deutschen Referenzen?

Ja, auch deutsche Unternehmen können ein Angebot einreichen, sofern sie sämtliche Anforderungen der Ausschreibung erfüllen. Deutschschweizerische und deutsche Referenzen sind zulässig. Dabei muss mindestens eine der beiden Referenzen in der Deutschschweiz durchgeführt worden sein. Die weiteren Anforderungen gemäss EK 2.8 bleiben unverändert.

Die 96 Mitglieder des Verbandes LEADING SWISS AGENCIES bekennen sich zu fairen Wettbewerbsbedingungen. Auch deshalb haben sie gemeinsam vereinbart, keine unvergüteten Konzept- und Kreativarbeiten zu erbringen, denn diese Leistungen sind das Herzstück der Agenturbranche. Entsprechend möchten wir anregen, in der ersten Evaluationsrunde auf das umfassende Anbieterkonzept (Anhang 11) zu verzichten und dieses erst bei der bezahlten zweiten Runde anzufordern. Erachten Sie dies als möglich? Gerne verweise ich Sie auf die gemeinsame Pitch-Guidance von SWA (Schweizerischer Werbeauftraggeberverband) und LSA: https://cdn.prod.website-files.com/684864839d0c3565cf07c5c0/6a27f1128e44fd2c188ad7c1_LSA_SWA_Pitch_Guidance_FINAL_de.pdf

Das in den Ausschreibungsunterlagen beschriebene Vorgehen wird beibehalten. Das Konzept gemäss Anhang 11 wird benötigt, um die konzeptionellen und kreativen Ansätze der Anbietenden bereits bei der Auswahl für die Präsentation vergleichen zu können. Eine Herleitung allein bietet dafür keine ausreichende Grundlage.

Als städtische Dienstabteilung untersteht der UGZ dem öffentlichen Beschaffungsrecht. Die vorliegende Beschaffung erfolgt im offenen Verfahren; die Teilnahme steht allen interessierten Agenturen offen. Das Anliegen einer Entschädigung für Konzept- und Kreativleistungen wird für die Präsentationsphase berücksichtigt: Die hierzu eingeladenen Anbietenden vertiefen ihre eingereichten Konzepte und erhalten eine Entschädigung gemäss Ziff. 4.20 des Pflichtenhefts.

Wir bestätigen, dass die Rechte an den Konzepten und Präsentationsunterlagen nicht berücksichtigter Anbietender bei diesen verbleiben. Der UGZ verwendet diese ausschliesslich zur Evaluation und weder ganz noch teilweise zur Umsetzung.

Eine Entschädigung für diesen Fall ist nicht vorgesehen. Der Abschluss des Rahmenvertrags begründet gemäss Ziff. 3.2 des Pflichtenhefts keine Abnahmepflicht für den UGZ.

Wie kommen Sie dazu, für das Angebot ein kostenloses Kampagnenkonzept zu fordern?

Das Kampagnenkonzept gemäss Anhang 11 wird als Bestandteil des Angebots benötigt, um die konzeptionellen und kreativen Ansätze der Anbietenden anhand einer einheitlichen Aufgabenstellung bereits bei der Auswahl für die Präsentation vergleichen zu können. Der Umfang ist auf maximal 20 Folien mit einer groben Kosten- und Zeitplanung begrenzt.

Das Anliegen einer Entschädigung für Konzept- und Kreativleistungen wird für die Präsentationsphase berücksichtigt: Die hierzu eingeladenen Anbietenden vertiefen ihre eingereichten Konzepte und erhalten eine Entschädigung gemäss Ziff. 4.20 des Pflichtenhefts.

Kriterienkatalog EK 2.6 und Anhang 13: Ist es zulässig, eine Schlüsselperson anzugeben, mit der zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung ein unterzeichneter Arbeitsvertrag besteht, die Anstellung aber erst mit Beginn der Leistungserbringung (voraussichtlich Q1 2027) beginnt?

Ja, dies ist zulässig, sofern zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung ein von beiden Parteien unterzeichneter Arbeitsvertrag vorliegt und die Anstellung mit Beginn der Leistungserbringung beginnt.

Kriterienkatalog ZK 4.1: Ist beim Anschauungsmaterial eine Kombination zulässig, also ein PDF von maximal drei A4-Seiten plus zusätzliche Links zu Videos oder Webseiten?

Ja, eine Kombination aus einem PDF mit maximal drei A4-Seiten je Referenzprojekt und ergänzenden Links zu Videos oder Webseiten ist zulässig.

Kriterienkatalog EK 2.8 und ZK 4.1, Anhang 7: Zählt als Referenzprojekt auch eine Sensibilisierungskampagne, die das anbietende Unternehmen für eine gemeinnützige Trägerschaft umgesetzt hat, an deren Gründung das anbietende Unternehmen bzw. dessen Geschäftsführung beteiligt war? Falls ja: Wer kann in diesem Fall als Referenzgeber*in den Bewertungsbogen in Anhang 7 ausfüllen, und in welche Kategorie fällt die Auftraggeberin?

Die Beteiligung des anbietenden Unternehmens bzw. dessen Geschäftsführung an der Gründung der gemeinnützigen Trägerschaft schliesst die Anerkennung der Kampagne als Referenzprojekt nicht grundsätzlich aus. Voraussetzung ist, dass die Anforderungen gemäss EK 2.8 und ZK 4.1 erfüllt sind und eine vom anbietenden Unternehmen unabhängige Beurteilung der erbrachten Leistungen möglich ist.

Hierzu sind die personellen und organisatorischen Verbindungen zwischen dem Unternehmen und der Trägerschaft sowie die Funktion der vorgesehenen Referenzperson offenzulegen. Der UGZ behält sich vor, ergänzende Angaben einzuholen und das Referenzprojekt nicht anzuerkennen, wenn aufgrund dieser Verbindungen keine unabhängige Beurteilung gewährleistet ist.

Der Bewertungsbogen in Anhang 7 ist durch eine Person der auftraggebenden Trägerschaft auszufüllen, welche die Leistungen aus Auftraggeberperspektive beurteilen kann und die vorstehende Anforderung an eine unabhängige Beurteilung erfüllt. Die Zuordnung der Auftraggeberin erfolgt anhand ihrer Rechts- und Organisationsform. Die Gemeinnützigkeit allein ist für die Zuordnung zur Kategorie NGO oder öffentliche Verwaltung nicht ausschlaggebend.

Anhang 7, Bewertungsbogen für die Referenzgebenden (Kriterium EK 2.8 / ZK 4.1): Muss die referenzgebende Person zum Zeitpunkt der Angebotseinreichung noch bei der Auftraggeberin des Referenzprojekts tätig sein? Oder kann der Bewertungsbogen auch von der damals verantwortlichen Projektleitung der Auftraggeberin ausgefüllt und unterzeichnet werden, die das Unternehmen inzwischen verlassen hat, sofern sie für Referenzauskünfte erreichbar ist?

Der Bewertungsbogen kann auch von der damals verantwortlichen Projektleitung der Auftraggeberin ausgefüllt und unterzeichnet werden, sofern sie die Leistungen aus eigener Zusammenarbeit beurteilen kann und für Referenzauskünfte erreichbar ist. Die damalige Funktion ist in Anhang 7 anzugeben.

Zu Zuschlagskriterium 3.1 (Preis, Anhang 4 Preisblatt):

Der Kriterienkatalog verweist für den durchschnittlichen Stundensatz auf Zelle D12 des Preisblatts (Anhang 4). Der Durchschnitt wird im Preisblatt in Zelle D13 berechnet. Können Sie bestätigen, dass der Wert aus D13 zu übertragen ist?

Ja, der durchschnittliche Stundensatz aus Zelle D13 des Preisblatts ist in SuisseOffer zu übertragen. Der Verweis auf Zelle D12 ist ein redaktionelles Versehen.

Zu EK 2.8 und ZK 4.1 (Anhang 7, Bewertungsbogen Referenzprojekt):

Wenn eine Kampagne von einer öffentlichen Stelle oder einem Förderprogramm mitfinanziert und fachlich begleitet wurde, kann diese Stelle als Referenzgeberin den Bewertungsbogen in Anhang 7 ausfüllen und unterzeichnen?

Die Referenzauskunft ist durch eine Kontaktperson der Auftraggeberin des Referenzprojekts zu erteilen. Eine mitfinanzierende und fachlich begleitende Stelle kann den Bewertungsbogen ausfüllen und unterzeichnen, sofern sie zugleich als Auftraggeberin tätig war und die abgefragten Leistungen aus eigener Zusammenarbeit beurteilen kann.

2.⁠ ⁠Datengrundlagen
Liegen zusätzliche Daten zum Flugreiseverhalten der Zürcher Bevölkerung vor (z. B. Reisehäufigkeit, Zielgruppen, Veränderungsbereitschaft), die für die Konzeption genutzt werden können?

Zusammenfassende Informationen zu Studien und Programmen im Auftrag der Stadt Zürich finden sich auf folgenden Webseiten:

https://www.stadt-zuerich.ch/artikel/de/klima/2025/flugverhalten.html

https://www.stadt-zuerich.ch/artikel/de/klima/2026/barrieren-flugverzicht.html

https://www.stadt-zuerich.ch/de/umwelt-und-energie/klima/klimaschutz/handlungsbereiche/mobilitaet/reiseverkehr.html

Zu ZK 4.2 (Konzept, Anhang 11):

Umfasst das jährliche Kostendach von CHF 200'000 sämtliche Kosten der Kampagne inklusive Agenturhonorare, oder bezieht es sich nur auf Produktions-, Media- und Drittkosten?

Das jährliche Kostendach von CHF 200'000 inkl. MwSt. umfasst die Agenturleistungen einschliesslich der Agenturhonorare sowie Leistungen von externen Subunternehmer*innen, z. B. für Produktion, den Einkauf von Werbeflächen oder externe Druckkosten.

4.⁠ ⁠Zielgruppen
Gibt es bereits priorisierte Zielgruppen, oder sollen diese anhand von Emissionsreduktionspotenzial, Erreichbarkeit und Veränderungsbereitschaft selbst definiert werden?

Eine Priorisierung der zu erreichenden Bevölkerungsgruppen liegt derzeit nicht vor. Die Anbieterin kann dies selbst definieren.

Gibt es politische Rahmenbedingungen oder Sensibilitäten, die bei der Konzeption zu beachten sind?

Es sollen aktuelle politische Geschäfte der laufenden Legislatur sowie  Abstimmungsresultate und Entwicklungen im Bereich der nachhaltigen Mobilität  berücksichtigt werden. Passend zur Auftraggeberin Stadtverwaltung meint, dass beispielsweise Sprache, Tonalität, Botschaften oder visueller Auftritt auf die Absenderin Stadt zugeschnitten sein sollen.

Frage zu Pflichtenheft Ziff. 2.1/2.2 – Anzahl Rahmenvertragspartnern
Gemäss Pflichtenheft Ziff. 2.1 hat der UGZ bisher mit verschiedenen externen Agenturen zusammengearbeitet, deren Rahmenverträge Ende Juli 2026 ausgelaufen sind. Mit der vorliegenden Ausschreibung wird gemäss Ziff. 2.1 und 2.2 «eine geeignete Kommunikationsagentur» gesucht, mit der ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden soll.
Wir bitten um Bestätigung, dass der Zuschlag an eine Agentur geht und kein Pool gebildet wird.

Wir bestätigen, dass gemäss Ziff. 2.2 des Pflichtenhefts mit einer Agentur ein Rahmenvertrag abgeschlossen wird. Es wird kein Pool gebildet.

Gibt es Akteure, insbesondere aus den Bereichen Verkehr, Tourismus und Luftfahrt, mit denen eine Abstimmung erforderlich ist oder deren Interessen besonders zu berücksichtigen sind?

Die Stadt Zürich führt einen mehrjährigen Stakeholder-Dialog zur Reduktion der flugbedingten Emissionen mit relevanten Akteur*innen durch. Dabei werden unterschiedliche Perspektiven sowie die Wechselwirkungen zwischen Klimaschutz, internationaler Vernetzung und den Funktionen des Wirtschafts-, Wissens- und Tourismusstandorts Zürich berücksichtigt. Mögliche Kooperationen oder Lösungen aus diesem Dialog können zu einem späteren Zeitpunkt, wo sinnvoll, in die Ausarbeitung der Kampagne einfliessen.

Zudem bestehen Partnerschaften zwischen der Stadtverwaltung und Organisationen oder Unternehmen aus dem Mobilitätsbereich, die mitgedacht werden können. Für externe Partner gilt das Prinzip der Gleichbehandlung.

Gibt es Vorgaben oder Einschränkungen bezüglich Tonalität, Begrifflichkeiten, Botschaften oder Gestaltungsmitteln, z. B. beim Einsatz von Testimonials?

Es sollen aktuelle politische Geschäfte der laufenden Legislatur sowie  Abstimmungsresultate und Entwicklungen im Bereich der nachhaltigen Mobilität  berücksichtigt werden. Passend zur Auftraggeberin Stadtverwaltung sollen Sprache, Tonalität, Botschaften oder visueller Auftritt auf die Absenderin Stadt zugeschnitten sein.

Wie hat die Stadt das Thema Flugreisen bisher kommuniziert? Liegen Erfahrungen oder Evaluationen vor, und können diese den Anbietenden zur Verfügung gestellt werden?

Informationen zu den städtischen Zielen, Haltungen und Massnahmen im Bereich der nachhaltigen Mobilität sowie zum Thema Flugreisen finden sich auf folgenden Webseiten:
https://www.stadt-zuerich.ch/de/umwelt-und-energie/klima/klimaschutz/handlungsbereiche/mobilitaet.html
https://www.stadt-zuerich.ch/artikel/de/klima/2025/flugverhalten.html

Privat oder beruflich? Rund 16 % der Distanz entfallen auf Geschäftsreisen, der Rest auf Freizeit. Daher: Gehören neben Privatpersonen auch Unternehmen und Organisationen zur Zielgruppe?

Die Anbieterin kann selbst entscheiden, für welche Zielgruppe(n) sie ihr Konzept erstellt. Die gewählten Zielgruppen sollen nachvollziehbar hergeleitet werden und mit der Kampagnenidee und den Massnahmen einen schlüssigen Gesamtansatz bilden. 

Welche Kommunikationsziele stehen für die Stadt im Vordergrund, z. B. Sensibilisierung, konkrete Verhaltensänderung oder eine Kombination?

Die Zielsetzungen der zu erarbeitenden Kampagne werden durch die Agenturen gewählt. Sie sollten klar und nachvollziehbar definiert werden.

Anhang 11: Erwartungen an die Wirkungsmessung (S. 2–3, Bewertungskriterium 12): Welche Erwartungen bestehen an den Nachweis der Wirksamkeit? Liegt der Fokus auf kommunikativen Wirkungsindikatoren wie Bekanntheit, Einstellungen und Handlungsabsichten, oder wird auch ein Nachweis tatsächlicher Verhaltensänderungen beziehungsweise eingesparter Treibhausgasemissionen erwartet?

Die Wirkungsmessung sollte auf die gewählten Massnahmen abgestimmt werden und kann kommunikative Indikatoren umfassen. Ein Nachweis tatsächlicher Verhaltensänderungen oder eingesparter Treibhausgasemissionen wird nicht erwartet.

Pflichtenheft, Ziff. 2.3.2 und 4.14: Einsatz von künstlicher Intelligenz
Ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) bei der Umsetzung von Kommunikationsmassnahmen grundsätzlich erlaubt, beispielsweise für die Erstellung von Texten, Bildern, Videos oder interaktiven Anwendungen? Falls ja, bestehen seitens der Stadt Zürich spezifische Vorgaben oder Einschränkungen hinsichtlich KI-generierter Inhalte, Kennzeichnung, Datenschutz oder Nutzungsrechten?

Der Einsatz von KI ist erlaubt. Dabei sind Vorgaben und Empfehlungen zu beachten, zum Beispiel im Bereich der Bildgenerierung: Dort dürfen keine fotorealistischen Personen generiert werden. Zudem gilt eine Kennzeichnungspflicht, und die Datenschutzrichtlinien der Stadt Zürich sind einzuhalten.

Anhang 11: Mögliche Massnahmen und Kooperationen (S. 2): Sind im Rahmen der Kampagnenideen auch Massnahmen ausserhalb klassischer Kommunikation vorgesehen beziehungsweise zulässig, beispielsweise Anreizsysteme oder Kooperationen mit Mobilitätsanbietern und Unternehmen? Gibt es bestehende städtische Angebote oder Initiativen, an die angeknüpft werden soll?

Welche Multiplikatoren oder Ansätze gewählt werden, ist der anbietenden Agentur überlassen. Kooperationen mit Partnern aus der Privatwirtschaft sind grundsätzlich möglich. Dabei gilt das Prinzip der Gleichbehandlung für externe Partner. Bestehende Partnerschaften zwischen der Stadtverwaltung und Organisationen oder Unternehmen aus dem Mobilitätsbereich können mitgedacht werden.

Mit dem Programm Mobilität und Klimaschutz geht die Stadt Zürich die Reduktion der Treibhausgasemissionen aus dem Flugverkehr an.

Zudem führt die Stadt Zürich einen mehrjährigen Stakeholder-Dialog zur Reduktion der flugbedingten Emissionen durch. Mögliche Kooperationen oder Lösungen, die sich daraus ergeben, können zu einem späteren Zeitpunkt, wo sinnvoll, in die Ausarbeitung der Kampagne einfliessen.

Anhang 11: Angebote und Produkte (S. 2): Wie sind die Begriffe «Angebote» und «Produkte» im Zusammenhang mit den zwei Kampagnenideen zu verstehen? Sind damit beispielsweise auch digitale Tools, Informationsangebote oder andere konkrete Leistungen für die Zielgruppe gemeint? Oder sind klassische Kommunikationsmassnahmen und Aktivierungen ebenfalls ausreich

Ja, mit "Angeboten" und "Produkten" sind konkrete Leistungen für die Zielgruppen gemeint, die der Umsetzung der Kampagnenideen dienen. Die Anbieterin kann entscheiden, ob sie zusätzliche konkrete Leistungen ergänzend zu klassischen Kommunikationsmassnahmen im Konzept aufnehmen möchte. 

Ja. Das Konzept mit den zwei Kampagnenideen gemäss Anhang 11 ist bis zum 23.11.2026 einzureichen.

12. Briefing Kampagne (Anhang 11): Stehen gewisse städtische Kanäle und Flächen kostenlos oder vergünstigt zur Verfügung, die für die Kampagne mitgenutzt werden können?

Während zwei Wochen können die Gratisplakatstellen der Stadt Zürich genutzt werden (ca. 200 Plakatstellen, verteilt im ganzen Stadtgebiet). Die Stadtverwaltung kann vergünstigt Werbung im ZVV beziehen. Städtische Social-Media-Kanäle und Newsletter können genutzt werden.

13. Briefing Kampagne (Anhang 11): Gibt es Vorgaben zu den Sprachen der Kampagne?

Deutsch ist die Hauptsprache der Zürcher Stadtverwaltung (kein Schweizerdeutsch).

10. Briefing Kampagne (Anhang 11): Gibt es neben dem Klimaforum weitere städtische Initiativen zu Flugemissionen auf struktureller Ebene?

Mit dem Programm Mobilität und Klimaschutz geht die Stadt Zürich die Reduktion der Treibhausgasemissionen aus dem Flugverkehr an. Überblick über geplante, laufende und abgeschlossene Projekte und Studien: https://www.stadt-zuerich.ch/de/umwelt-und-energie/klima/klimaschutz/handlungsbereiche/mobilitaet/reiseverkehr.html

Dieses Jahr gestartet ist ein mehrjähriger Stakeholder-Dialog zur Reduktion der flugbedingten Emissionen – mit dem Ziel, Wechselwirkungen zwischen den Klimaschutzzielen der Stadt Zürich und dem Flugverkehr gemeinsam mit relevanten Akteur*innen zu diskutieren und zu bearbeiten. Unterschiedliche Perspektiven sollen frühzeitig eingebunden und Zielkonflikte transparent gemacht werden: Klimaschutz, internationale Vernetzung sowie die Funktionen des Wirtschafts-, Wissens- und Tourismusstandorts Zürich werden gemeinsam betrachtet. Am Stakeholder-Gipfel «Flugverkehr und Klimaziele» vom 18. November, der im Rahmen des Klimaforums Zürich stattfindet, sollen skalierbare Ideen, Massnahmen und Kennzahlen erarbeitet und weiterentwickelt werden. Mögliche Kooperationen oder Lösungen, die sich daraus ergeben, können zu einem späteren Zeitpunkt, wo sinnvoll, in die Ausarbeitung der Kampagne miteinfliessen.

7. Zusatzaufgabe Präsentation (Pflichtenheft Ziff. 4.12): Die Präsentation ist am 17.12.2026. Wann ist die Einladung mit der Aufgabe voraussichtlich zu erwarten?

Die Einladung und die Aufgabenstellung werden schnellstmöglich nach Abschluss der ersten Evaluationsphase per E-Mail zugestellt (vgl. Ziff. 4.12 des Pflichtenhefts). Ein konkreter Versandtermin steht noch nicht fest.

10. Briefing Kampagne (Anhang 11): Die Kampagne soll «zum aktuellen politischen Umfeld und der Auftraggeberin Stadtverwaltung passen». Was ist damit konkret gemeint, und worauf sollen wir besonders Rücksicht nehmen?

Es sollen aktuelle politische Geschäfte der laufenden Legislatur sowie Abstimmungsresultate und Entwicklungen im Bereich der nachhaltigen Mobilität berücksichtigt werden. Passend zur Auftraggeberin Stadtverwaltung meint, dass beispielsweise Sprache, Tonalität, Botschaften oder visueller Auftritt auf die Absenderin Stadt zugeschnitten sein sollen.

4. Zusatzaufgabe Präsentation (Pflichtenheft Ziff. 4.12): Was ist das Ziel der Zusatzaufgabe?

Ziel der Zusatzaufgabe ist es, die Kreativität und Flexibilität der Anbietenden auf konzeptioneller und operativer Ebene zu beurteilen.

Anhang 11, Aufgabenstellung: Soll sich die Kampagne ausschliesslich an die Stadtzürcher Bevölkerung im Hinblick auf private Flugreisen richten, oder dürfen auch Unternehmen und Geschäftsreisen (z.B. als Multiplikatoren) einbezogen werden?

Die gewählten Zielgruppen sollen nachvollziehbar hergeleitet werden und mit der Kampagnenidee und den Massnahmen einen schlüssigen Gesamtansatz bilden. Welche Multiplikatoren oder Ansätze gewählt werden, ist der anbietenden Agentur überlassen.

1. Einreichung: In Anhang 1 (Kriterienkatalog), Ziff. 1.4 «Online-Eingabe Kriterienkatalog», steht: «Der Kriterienkatalog wurde online in SuisseOffer und simap.ch eingereicht.» Wird das Angebot nur über SuisseOffer eingereicht, oder müssen wir es zusätzlich auf simap.ch eingeben bzw. hochladen? Falls auf simap.ch etwas nötig ist: Welche Unterlagen genau?

Die Angebotseinreichung erfolgt über SuisseOffer und über simap.ch. Das Vorgehen und die auf simap.ch einzureichenden Unterlagen sind in Ziff. 4.5 des Pflichtenhefts beschrieben.